Quando si invia un'e-mail a un gruppo di contatti di Outlook (formalmente noto come un elenco di distribuzione), è possibile che si desideri nascondere gli indirizzi e-mail nel gruppo ai destinatari. Ecco il modo più semplice per proteggere le informazioni private delle persone.
Che cos'è un gruppo di contatti?
In Office 365 (O365), la versione in abbonamento di Microsoft di Office, due gruppi separati hanno sostituito le liste di distribuzione:
- Gruppi O365: Progettati per la collaborazione al volo tra un gruppo di persone, questi gruppi includono una cassetta postale condivisa, un calendario, un archivio file, Planner e OneNote Notebook. Sono perfetti per piccoli team di progetto, che organizzano le prove del tuo gruppo teatrale locale o qualsiasi altro scenario in cui hai bisogno di strumenti di collaborazione rapidi e semplici.
- Gruppi di contatto: Questi sono un sacco di indirizzi e-mail aggiunti a un gruppo. Invece di doverli aggiungere singolarmente a un messaggio di posta elettronica, è possibile inviare il nome del gruppo tramite posta elettronica e tutti i membri di quel gruppo verranno aggiunti come destinatari. Se pensi che questo suoni Esattamente come una lista di distribuzione, avresti ragione, con una notevole eccezione: per impostazione predefinita, le liste di distribuzione (e i gruppi O365) vengono visualizzate nella rubrica globale della tua organizzazione affinché tutti possano vederle. I gruppi di contatto sono personali per te.
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Se non disponi di O365 e stai utilizzando una versione autonoma di Office senza app Web, potresti avere ancora liste di distribuzione disponibili. Ti mostreremo come nascondere i nomi dei destinatari in un gruppo di contatti, ma gli stessi passaggi funzionano per le liste di distribuzione.
Perché nascondere i nomi in un gruppo di contatti?
A volte è solo cortesia comune. I tuoi amici potrebbero essere contenti che tu li contatta via e-mail, ma probabilmente non vogliono che le loro informazioni di contatto vengano condivise con chiunque invii email di massa.
Molti problemi di protezione e conformità dei dati forniscono buoni motivi per nascondere l'indirizzo email di qualcuno. Se gestisci informazioni sensibili, soprattutto finanziarie o mediche, probabilmente sei obbligato a mantenere privata l'identità delle persone.
Gli indirizzi e-mail sono spesso facili da collegare a una persona reale poiché sono considerati “informazioni identificabili individualmente” sia da HIPAA negli Stati Uniti che da GDPR in Europa. Quindi, ad esempio, se stai inviando un'email a un gruppo di supporto, non dovresti condividere le informazioni di contatto del destinatario.
Come si nascondono i nomi in un gruppo di contatti?
La buona notizia è che nascondere i nomi usando l'opzione BCC quando crei la tua e-mail è semplice.
BCC sta per copia carbone nascosta. Hai quasi certamente usato l'opzione CC (copia carbone) quando vuoi includere qualcuno che non è il destinatario principale di un'email. CCN funziona esattamente come CC, tranne per il fatto che i destinatari CCN visualizzano solo il nome del mittente e il nome della persona nel campo “A”.
Le persone che sono state BCC non vedono anche se qualcuno è stato CC e non ricevono risposte se qualcuno fa clic su “Rispondi a tutti”.
Il campo CCN non è visibile per impostazione predefinita quando si crea una nuova e-mail, ma accedervi è semplice. Apri una nuova posta in Outlook e fai clic su Opzioni> CCN.
Ciò visualizzerà il campo CCN nella nuova posta.
Devi farlo una volta sola. In futuro, tutte le e-mail mostreranno l'opzione BCC. Se desideri nascondere il campo CCN, fai clic su Opzioni> CCN da qualsiasi indirizzo email e non verrà più visualizzato.
Ora che è visibile, inserisci il tuo nome nel campo “A” e il tuo gruppo di contatti nel campo “BCC”.
Tutti nel gruppo di contatto riceveranno l'email, ma saranno in grado di vedere solo la persona che l'ha inviata (tu) e la persona nel campo “A” (anche tu).
La prima volta che lo fai, considera di inserire una nota nell'email in cui spieghi alle persone che stai utilizzando BCC per proteggere la loro privacy. Ciò impedirà ai tuoi destinatari meno esperti di tecnologia di chiedersi perché stanno ricevendo un'email che assomiglia a te!
