Slack, il popolare strumento di comunicazione sul posto di lavoro, ora dispone di un Workflow Builder per aiutarti ad automatizzare le attività ricorrenti. Ecco cos'è, cosa può fare e come puoi usarlo.
Workflow Builder è disponibile solo per i piani a pagamento di Slack: Standard, Plus o Enterprise. Se fai parte del suo piano gratuito, dovrai eseguire l'aggiornamento per utilizzare Workflow Builder, anche se puoi provare gratuitamente i piani a pagamento se vuoi giocarci.
Cos'è Workflow Builder?
Workflow Builder consente di definire un trigger e quindi una sequenza di azioni. Quando il trigger è attivato, si verifica la sequenza di azioni. Utilizzando uno degli esempi di Slack, l'azione di innesco potrebbe essere quando una nuova persona si unisce a un canale. La sequenza di azioni potrebbe essere quella di inviarle automaticamente un messaggio diretto con informazioni utili e un breve modulo per presentarsi agli altri membri del canale.
Puoi scegliere tra i seguenti trigger:
- Menu di azione: Qualcuno seleziona manualmente il flusso di lavoro dal menu del canale.
- Nuovo membro del canale: Qualcuno si unisce al canale.
- Reazione Emoji: Qualcuno reagisce a un messaggio con un'emoji.
Nel flusso di lavoro puoi avere tutti i passaggi che desideri, ma devi scegliere una delle seguenti opzioni:
- Mandare un messaggio: A una persona o canale.
- Invia un modulo: A una persona o canale.
Anche se si tratta di semplici trigger e azioni, è comunque possibile creare flussi di lavoro piuttosto complessi, come approvazioni o raccolta di dati. La prossima aggiunta pianificata di Slack è il supporto per attivare flussi di lavoro utilizzando un'API. In teoria, questo significa che potresti utilizzare servizi come IFTTT o Microsoft Flow, per avviare un flusso di lavoro lento o creare un trigger nella tua app.
Per ora, tuttavia, tutti i trigger e le azioni di Slack sono interni.
Come puoi usare Workflow Builder?
Si crea un flusso di lavoro e quindi lo si pubblica quando si desidera che sia disponibile per altri utenti. Per iniziare, fai clic sulla freccia accanto al nome dell'area di lavoro per aprire il menu principale, quindi fai clic su “Workflow Builder”.
Nel pannello Workflow Builder, fai clic su “Crea flusso di lavoro”.
Dai un nome al tuo flusso di lavoro: gli altri lo vedranno, quindi rendilo descrittivo. Dopo aver denominato il flusso di lavoro, fai clic su “Avanti”.
Scegli un'azione di trigger per avviare il flusso di lavoro. Per questo esempio, utilizzeremo il “Menu Azioni” perché vogliamo che le persone siano in grado di utilizzare questo flusso di lavoro ogni volta che ne hanno bisogno.
Il passaggio successivo varia in base al trigger selezionato. Se selezioni “Nuovo membro del canale”, devi scegliere il canale su cui desideri eseguire il flusso di lavoro. Se si sceglie “Emoji Reaction”, è necessario selezionare l'emoji che si desidera attivare il flusso di lavoro.
Poiché abbiamo scelto “Menu Azioni”, dobbiamo scegliere il canale in cui le persone possono avviare il flusso di lavoro e quindi denominarlo in modo che possano selezionarlo. Successivamente, faremo clic su “Salva”.
Il flusso di lavoro viene creato e visualizzato nella pagina “Panoramica del flusso di lavoro”. Fai clic su “Modifica” per modificare i dettagli. Per un flusso di lavoro “Menu azioni”, è possibile modificare il nome del flusso di lavoro e il canale in cui viene visualizzato, ma non è possibile modificare l'azione di trigger: per farlo è necessario creare un nuovo flusso di lavoro.
Ora devi aggiungere una o più azioni per l'esecuzione del flusso di lavoro, quindi fai clic su “Aggiungi passaggio”.
Puoi scegliere di “Invia un messaggio” o “Crea un modulo”. Per il nostro esempio, faremo clic su “Aggiungi” accanto all'opzione “Crea un modulo”.
Nel pannello “Crea un modulo”, digiti un titolo e una domanda, quindi seleziona il tipo di domanda che proviene dalle seguenti opzioni nel menu a discesa:
- Risposta breve
- Risposta lunga
- Seleziona da un elenco
- Seleziona una persona
- Seleziona un canale o DM
Per il nostro esempio, sceglieremo “Seleziona da un elenco”. Aggiungiamo anche un valore all'elenco di opzioni, quindi facciamo clic su “Aggiungi elemento elenco” per aggiungerne un altro. Ripeti fino a quando non hai elencato tutte le opzioni tra le quali desideri che qualcuno scelga.
È possibile utilizzare i pulsanti a destra per spostare gli elementi su e giù o rimuoverli dall'elenco. Puoi anche scegliere una “Selezione predefinita” (se vuoi) dal menu a discesa sotto le voci dell'elenco.
Una volta completata la domanda, è possibile renderla necessaria, quindi aggiungerne un'altra. È possibile aggiungere domande fino al completamento del modulo, quindi scegliere il canale (o la persona) a cui si desidera inviare i risultati.
Al termine del modulo, fai clic su “Salva”.
La “Panoramica del flusso di lavoro” ora mostra il passaggio aggiunto. Fai clic su “Aggiungi passaggio” per aggiungere altri passaggi fino al completamento del flusso di lavoro.
Quando il flusso di lavoro è pronto, fai clic su “Pubblica” nella parte superiore destra della pagina.
Un pannello che dice che il tuo flusso di lavoro è stato pubblicato appare con una doccia di coriandoli.
Nel canale viene pubblicato un messaggio per far sapere a tutti che hai pubblicato un flusso di lavoro.
Abbiamo aggiunto il nostro flusso di lavoro a un canale utilizzabile da chiunque, quindi il simbolo del flusso di lavoro (il fulmine) è ora visibile. Se fai clic sull'icona, il flusso di lavoro sarà visibile a tutti e potranno fare clic sull'icona per selezionare e utilizzare il flusso di lavoro.
Quando si fa clic sul flusso di lavoro, viene visualizzato il modulo creato.
Per modificare o cambiare il flusso di lavoro, fai clic sulla freccia accanto al nome dell'area di lavoro per aprire il menu principale, quindi fai clic su “Workflow Builder”.
Si apre il pannello Workflow Builder.
Per modificare il flusso di lavoro, basta fare clic su di esso. Fai clic sui tre punti a destra per aprire un menu che ti consente di eseguire altre azioni, come annullare la pubblicazione o eliminare il flusso di lavoro.
Nel tempo, prevediamo che Slack aggiunga ancora più funzionalità ai suoi flussi di lavoro. Nel frattempo, tuttavia, è uno strumento utile per migliorare la comunicazione e la collaborazione.
