Come rendere il tuo documento Word più accessibile a tutti

Quando crei un documento Microsoft Word, dovresti sempre considerare l’accessibilità e l’inclusione una priorità assoluta. Ecco alcune regole generali e best practice da seguire per rendere il tuo documento più accessibile a tutti, comprese le persone con disabilità.

Aggiungi testo alternativo (alt) agli elementi visivi

Uno screen reader, come suggerisce il nome, legge ad alta voce il testo su uno schermo. Tuttavia, per quanto sofisticati possano essere gli screen reader, non possono comprendere il contesto di un’immagine senza l’aiuto del testo alternativo. Quando aggiungi testo alternativo a un oggetto in Word, consenti agli screen reader di raccogliere e leggere ad alta voce la descrizione, fornendo aiuto a chi ha problemi di vista.

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Sapere quali oggetti dovrebbero includere il testo alternativo è importante. Se un elemento grafico è strettamente decorativo (come i bordi della pagina), è sicuro escludere il testo alternativo e puoi contrassegnare l’elemento grafico come decorativo in Word. Quando lo fai, gli screen reader faranno sapere all’utente che l’oggetto in questione è solo per scopi estetici. Puoi anche saltare l’aggiunta di testo alternativo alle tabelle, poiché i lettori dello schermo sono in grado di acquisire il contenuto all’interno di tali tabelle senza alcun aiuto aggiuntivo.

voi dovrebbero aggiungi testo alternativo a qualsiasi oggetto visivo che aggiunga ulteriore contesto al tuo documento. Questo include quasi sempre tutto:

• immagini
• fotografie
• immagini
• diagrammi
• grafici
• icone
• forme

Anche scrivere un testo alternativo efficace può richiedere un po’ di pratica. Vuoi assicurarti di descrivere accuratamente l’immagine in una frase o due (anche se alcune parole accuratamente selezionate possono anche fare il trucco).

Ecco alcuni suggerimenti generali per scrivere un buon testo alternativo:

• Non includere frasi come “un’immagine di” o “una rappresentazione grafica”.
• Non includere il contenuto testuale che appare intorno all’immagine come testo alternativo.
• Scrivi il testo alternativo nello stesso modo in cui scriveresti qualsiasi altra frase descrittiva.
• Quando includi il testo alternativo per i diagrammi di flusso, includi l’intero processo dall’inizio alla fine. Questo può essere più lungo del testo alternativo per altri elementi grafici, ma è necessario.

Microsoft cerca di semplificarti le cose dandoti la possibilità di aggiungere automaticamente testo alternativo alle immagini, ma non dovresti fare affidamento su questa funzione. È come chiedere a qualcun altro di scrivere i tuoi contenuti per te e non puoi garantire che la descrizione sia accurata. Possiedi i tuoi contenuti.

Per aggiungere testo alternativo agli oggetti in Word, fai clic sull’immagine per selezionarla, quindi fai clic sull’opzione “Testo alternativo” nel gruppo “Accessibilità” della scheda “Formato immagine”.

Il riquadro “Alt Text” apparirà a destra del documento di Word. Qui puoi scrivere il tuo testo alternativo, fare in modo che Word generi una descrizione per te o contrassegnare la grafica come decorativa.

Le immagini non sono l’unico supporto utilizzato nei documenti di Microsoft Word: anche i video possono svolgere un ruolo importante.

Includi sottotitoli nei video

I video possono essere un’ottima risorsa, ma devi assicurarti che le informazioni nel video siano accessibili a tutti. Ciò significa aggiungere sottotitoli per coloro che potrebbero avere difficoltà a sentire e preferiscono leggere il testo sullo schermo.

Sfortunatamente, Microsoft Word non ha una funzione integrata per l’aggiunta di sottotitoli ai video. Ciò significa che se hai creato il video da solo, devi fare le cose alla vecchia maniera. Puoi utilizzare un editor di testo (come Blocco note) per creare i sottotitoli, quindi salvare il file con l’estensione VTT.

Se stai collegando o incorporando un video di YouTube, allora (molto probabilmente) avrà già sottotitoli grazie al riconoscimento vocale di Google che genera automaticamente questo testo. Questo ti farà risparmiare un po’ di tempo, ma queste didascalie non sono sempre accurate. Prova a guardare il video tu stesso utilizzando i sottotitoli per vedere cosa vedrà il tuo pubblico. Se i sottotitoli non sono accurati, considera la possibilità di collegarti a un’altra fonte.

Usa un testo di collegamento ipertestuale significativo

Gli utenti possono saltare da un collegamento all’altro con un’utilità per la lettura dello schermo, quindi è importante che il testo del collegamento ipertestuale non sia ambiguo. In altre parole, se il testo dice solo “fai clic qui”, “vedi altro” o qualcosa di simile, l’utente non capirà il significato del collegamento quando lo screen reader glielo leggerà fuori contesto.

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Se sei in grado di farlo in modo naturale, è meglio utilizzare il titolo della destinazione nel testo in modo che l’utente sappia esattamente qual è il collegamento.

Anche l’aggiunta di collegamenti alle immagini non è rara. Tuttavia, questo rende le cose difficili per gli screen reader. Se devi aggiungere un collegamento a un’immagine, assicurati che il testo alternativo dell’immagine descriva lo scopo e la posizione del collegamento, non l’immagine stessa. Per questo motivo, tuttavia, dovresti cercare di evitare l’uso di collegamenti nelle immagini quando possibile.

Sebbene l’usabilità e l’accessibilità dei collegamenti possano richiedere un po’ di tempo, il vantaggio che porta al tuo pubblico vale l’investimento.

Usa formati di testo e colori accessibili

Quando inserisci un collegamento nel testo, Microsoft Word aggiunge una sottolineatura per impostazione predefinita. Sebbene sia possibile rimuovere la sottolineatura dal collegamento ipertestuale, c’è una buona ragione per lasciarla lì.

Quando si utilizzano indicatori diversi dal colore, è più facile per le persone daltoniche o ipovedenti comprendere le informazioni che si sta cercando di trasmettere, sia che si tratti di sapere quale testo contiene un collegamento o di utilizzare segni di spunta e X invece di verde e rosso per indicare che qualcosa è corretto o errato.

Inoltre, ti consigliamo di assicurarti che il contrasto tra il testo e lo sfondo del documento sia sufficiente. Se usi un colore chiaro (ad es. grigio chiaro) su uno sfondo bianco, il testo sarà difficile da leggere.

Ecco un esempio di contrasto testo/sfondo scarso:

E un buon contrasto testo/sfondo:

Ci sono app per il controllo del contrasto di colore disponibili online che fanno un ottimo lavoro nel farti sapere se il contrasto nel tuo documento è sufficiente o meno. In alternativa, puoi semplicemente utilizzare lo strumento Controllo accessibilità integrato di Microsoft Word.

Costruisci una struttura logica del documento

Costruire una struttura logica del documento significa semplicemente usare le intestazioni e usarle correttamente. Un errore comune che le persone commettono quando cercano di organizzare le diverse sezioni del loro contenuto è semplicemente ridimensionare il testo e renderlo in grassetto. Ciò presenta diversi problemi, come rendere più difficile per gli screen reader leggere e comprendere la struttura dei tuoi contenuti, per non parlare del fatto che il tuo documento non sarà tabulato correttamente.

Word ha una libreria di dimensioni decenti di stili di intestazione tra cui scegliere nel gruppo “Stili” della scheda “Home”. Se nessuno di essi corrisponde allo stile del tuo documento, puoi modificare gli stili di intestazione predefiniti.

Ma usare i titoli non è sufficiente: devi usarli nel modo giusto. Ciò significa annidare le intestazioni in un ordine logico. Ad esempio, ecco come appare una buona struttura di intestazione:

• Intestazione 1
• Intestazione 2
• Intestazione 3
• Intestazione 3
• Intestazione 2
• Intestazione 3

Ed ecco un esempio di struttura di intestazione scadente:

• Intestazione 3
• Intestazione 1
• Intestazione 3
• Intestazione 2
• Intestazione 1

Inoltre, ti consigliamo di utilizzare strumenti di formattazione incorporati quando appropriato. Ad esempio, se desideri creare un elenco, puoi utilizzare la funzione di elenco numerato/puntato che si trova nel gruppo “Paragrafo” della scheda “Home”. Questo è preferibile alla digitazione di un trattino, all’aggiunta di uno spazio e all’immissione del testo.

Usa intestazioni di tabella e strutture semplici

A volte non è possibile creare tabelle semplici, ma quando lo è, dovresti farlo. I lettori dello schermo leggono le tabelle (motivo per cui non è necessario aggiungere testo alternativo) e si tengono al passo con la posizione contando le celle della tabella. Quando si nidifica una tabella all’interno di una tabella o si utilizzano celle divise, è incredibilmente difficile per lo screen reader tenerne traccia.

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I lettori dello schermo si basano anche sulle informazioni di intestazione della tabella per identificare colonne e righe. Puoi aggiungere un’intestazione alla tua tabella. Fare clic in un punto qualsiasi della tabella e quindi, nel gruppo “Opzioni stile tabella” della scheda “Progettazione tabella”, fare clic sulla casella accanto a “Riga intestazione” per selezionarla.

Rivedi il tuo documento con il Controllo accessibilità

Verifica accessibilità di Microsoft Word esegue la scansione del documento e restituisce suggerimenti per rendere più accessibile il contenuto. Ciò include cose come la scansione delle immagini per assicurarsi che contengano testo alternativo e assicurarsi che le tabelle utilizzino una struttura semplice.

Tuttavia, ci sono alcune limitazioni. Il Controllo accessibilità non può controllare i video per i sottotitoli, né può capire se stai usando il colore per trasmettere informazioni. Anche dopo aver utilizzato questo strumento, assicurati di scansionare visivamente il documento una volta prima di inviarlo.

Per utilizzare Verifica accessibilità, fai clic sulla scheda “Rivedi”, quindi fai clic sull’icona sopra “Verifica accessibilità” nel gruppo “Accessibilità”.

I risultati dell’ispezione verranno visualizzati nel riquadro “Accessibilità” a destra del documento. Qui puoi rivedere gli errori e gli avvisi restituiti.

Dopo aver eseguito Verifica accessibilità e non restituisce alcun problema, dai al tuo documento un’ultima scansione visiva e quindi è pronto per essere inviato.

Microsoft non si è fermata a Office: l’azienda fornisce anche diverse funzionalità di accessibilità per il suo sistema operativo Windows 10, rendendo il sistema operativo accessibile a tutti.