Se hai utilizzato lo strumento di pulizia della cassetta postale, avrai visto il pulsante Archiviazione automatica, ma potresti essere cauto su come funziona e su cosa farà. Ecco cosa fa e come puoi utilizzarlo.
Facendo clic sul pulsante Archiviazione automatica, un processo oscilla in tutte le cartelle in Outlook e applica tutte le regole di Archiviazione automatica che hai impostato (non preoccuparti, la regola di Archiviazione automatica predefinita è di non fare nulla, quindi non puoi fare alcun danno da facendo clic sul pulsante). Ma se vuoi spostare i tuoi oggetti più vecchi in un archivio dove sono fuori mano, l'archiviazione automatica è il modo in cui automatizzi il processo. Esaminiamo la configurazione e l'esecuzione.
Come attivare l'archiviazione automatica
Innanzitutto, devi attivare l'archiviazione automatica e scegliere le sue impostazioni. Vai a File> Opzioni> Avanzate, quindi fai clic sul pulsante “Impostazioni archiviazione automatica”.
Finché l'opzione “Esegui archiviazione automatica ogni” è disattivata (impostazione predefinita), l'archiviazione automatica non verrà mai eseguita.
Una volta attivata l'opzione “Esegui archiviazione automatica ogni”, tutte le opzioni sono ora disponibili.
A differenza di Pulizia cartella, che ha una finestra di impostazioni in Opzioni file e quindi consente di eseguire tali impostazioni su qualsiasi cartella che ti piace come attività manuale, le impostazioni di archiviazione automatica mostrate qui sono le impostazioni predefinite. Ogni cartella in cui è attivo l'Archiviazione automatica può utilizzare queste impostazioni predefinite oppure, se lo si desidera, è possibile utilizzare impostazioni diverse per cartelle diverse. Vedremo in seguito come farlo, ma per ora, diamo un'occhiata alle impostazioni predefinite.
Come impostare l'archiviazione automatica
La prima cosa da notare è che una volta attivato l'Archiviazione automatica, verrà eseguito ogni 14 giorni. Puoi cambiarlo usando le frecce Su e Giù o digitando un numero e puoi selezionare qualsiasi valore da 1 a 60 giorni. Puoi digitare qualsiasi numero di due cifre, ma se è superiore a 60, Outlook visualizzerà un messaggio di errore quando fai clic su “OK” e dovrai modificare il valore prima di poter salvare.
L'opzione successiva, “Chiedi conferma prima che venga eseguito l'archiviazione automatica”, ti dà la possibilità di avere Outlook che ti mostri un prompt prima che l'archiviazione automatica avvenga. Questo prompt consente di rivedere le impostazioni o annullare questa esecuzione dell'Archiviazione automatica, se lo si desidera.
Il resto delle impostazioni si riferisce a quali elementi verranno archiviati e a ciò che accade durante il processo di archiviazione. La prima opzione qui – “Elimina elementi scaduti (solo cartella e-mail)” – si riferisce alle e-mail a cui è stata aggiunta una data di scadenza. Ciò non influirà su attività o eventi, anche se si attiva l'Archiviazione automatica per tali cartelle.
Il resto delle impostazioni si applica a tutti gli elementi, non solo alla posta elettronica. Questo significa eventi di calendario, attività, note e voci di diario.
Supponendo di lasciare attivato “Archivia o elimina vecchi elementi”, le impostazioni predefinite sono per Outlook per spostare gli elementi più vecchi di 6 mesi in un nuovo file .pst separato chiamato Archive (per impostazione predefinita) e renderlo visibile nel riquadro di navigazione in Outlook in modo da poter accedere agli elementi archiviati ogni volta che vuoi. Puoi modificare il valore “Elimina elementi più vecchi di” in un valore compreso tra 1 giorno e 60 mesi, scegliere un altro file .pst in cui archiviare gli articoli o scegliere “Elimina definitivamente gli elementi precedenti”.
Tieni presente che questa eliminazione ignora la cartella Posta eliminata e che i tuoi articoli verranno eliminati completamente da Outlook. Potresti essere ancora in grado di accedervi sul tuo server di posta, a seconda delle tue impostazioni, ma non dovresti fare affidamento su questo. Scegli questa opzione solo se desideri eliminare gli elementi per sempre.
Quando si fa clic su “OK”, l'archiviazione automatica verrà attivata. Verrà eseguito in linea con il valore “Esegui archiviazione automatica ogni” che hai scelto (ogni 14 giorni per impostazione predefinita), a partire da oggi. Quindi, una volta acceso, dovresti aspettarti che funzioni abbastanza rapidamente. Nei nostri test, ci sono voluti meno di dieci minuti tra l'accensione e la ricezione del messaggio che ci diceva che AutoArchive stava per essere eseguito. L'archiviazione automatica viene eseguita per impostazione predefinita solo su alcune cartelle, quindi se si desidera che venga eseguita su cartelle specifiche o se si desidera personalizzare il modo in cui viene eseguita su cartelle diverse, continuare a leggere.
Come attivare e personalizzare l'archiviazione automatica per cartelle diverse
Quando si attiva l'archiviazione automatica, viene eseguito solo per impostazione predefinita sulle seguenti cartelle:
- Oggetti inviati
- Elementi eliminati
- calandra
- Compiti
Se desideri che venga eseguito su qualsiasi altra cartella, dovrai attivarlo per ogni cartella (o disattivarlo su una di quelle quattro cartelle per le quali non desideri che venga eseguito). Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento e fai clic su “Proprietà”.
È inoltre possibile accedere alle proprietà della cartella selezionando Cartella> Proprietà cartella nella barra multifunzione. (Per cartelle come Calendario e Attività che non compaiono nel riquadro di Navigazione, questo è l'unico modo per accedere alle proprietà della cartella.) C'è anche la possibilità di andare direttamente alle Impostazioni di archiviazione automatica, che ti consente di risparmiare un passaggio una volta che ” dentro le proprietà della cartella.
Nella finestra Proprietà cartella, fare clic sulla scheda Archiviazione automatica per accedere alle impostazioni per quella cartella.
Per la maggior parte delle cartelle, l'impostazione “Non archiviare elementi in questa cartella” sarà attivata per impostazione predefinita. Ciò significa che quando viene eseguito il processo di archiviazione automatica, la cartella verrà ignorata e nessun elemento al suo interno verrà archiviato. Se si desidera includere la cartella, attivare l'opzione “Archivia gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite”.
In alternativa, se si desidera che le impostazioni di archiviazione automatica per questa cartella siano diverse dalle impostazioni predefinite, attivare “Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni” e modificare le impostazioni in base alle proprie preferenze.
Se in qualsiasi momento si desidera ripristinare tutte le cartelle per utilizzare le impostazioni predefinite, è possibile tornare a File> Opzioni> Avanzate> Impostazioni archiviazione automatica e fare clic sul pulsante “Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora”. Ciò cambierà tutte le cartelle in cui è attivata l'opzione “Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni” per attivare invece “Archivia gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite”.
Una volta ottenute le impostazioni predefinite di Archiviazione automatica e le impostazioni per cartella, configurate nel modo desiderato, puoi lasciare che il processo funzioni in silenzio in background, liberando spazio per te e evitando che le tue cartelle diventino troppo gonfie.
