Potresti pensare che Outlook visualizzerà tutta la tua posta (dopotutto, perché non dovrebbe farlo) ma per impostazione predefinita, il client Outlook mantiene solo l'ultimo anno di posta elettronica sul tuo computer. Tutta la tua posta esiste ancora sul server Microsoft Exchange ma non è visibile su Outlook. Ecco perché Microsoft imposta questo valore predefinito e come modificarlo, se lo desideri.
Nota: Le seguenti informazioni riguardano tutte le versioni di Outlook dal 2013-2019, incluso Outlook 365. Si applicano anche solo se ci si connette a un server Microsoft Exchange e ciò include se ci si connette a Hotmail o Outlook.com. Se ti connetti a un altro servizio, come Gmail o un server di posta personale, puoi configurare queste opzioni, ma Outlook le ignorerà.
Perché Outlook non mostra tutta la mia posta?
Quando si installa Microsoft Office, controlla le dimensioni del disco per assicurarsi di disporre di spazio sufficiente per installare tutte le applicazioni. Utilizza inoltre tale controllo per impostare un parametro in Outlook che determina la quantità di posta che verrà scaricata sul computer locale, in base alle seguenti dimensioni del disco:
- Inferiore o uguale a 32 GB: Outlook conserva un mese di e-mail sul tuo sistema.
- Tra 32 e 64 GB (non inclusi): Outlook conserva tre mesi di email.
- Uguale o superiore a 64 GB: Outlook conserva 12 mesi di email.
Microsoft lo fa perché la posta occupa spazio sul tuo disco rigido e se hai solo un piccolo disco rigido, probabilmente non ne vorrai occupare molto con alcuni file di grandi dimensioni che qualcuno ti ha inviato via email due anni fa. Outlook scarica ancora tutti gli appuntamenti del calendario, i contatti, le attività e tutto il resto. Questo limite riguarda solo la tua posta (e i tuoi feed RSS).
Se il tuo account di posta utilizza un server Microsoft Exchange (come Hotmail, Microsoft Live, O365 o molti sistemi di posta aziendali), questo parametro determinerà la quantità di posta scaricata sul tuo computer. Se stai utilizzando un altro provider di posta, come Google o Yahoo, Outlook ignora questo parametro e scarica tutta la tua posta.
Dov'è la mia posta e come posso accedervi?
La buona notizia è che la tua posta non è andata da nessuna parte; è ancora sul tuo server di posta elettronica. (Se non sei sicuro di cosa sia un server di posta elettronica, la risposta breve è che si tratta di un potente computer con un grande disco rigido su cui il tuo provider di posta elettronica memorizza tutta la tua posta. Abbiamo scritto una risposta più lunga, che vale la pena leggere .) Puoi accedere alla tua posta in qualsiasi momento (purché tu abbia accesso a Internet) tramite Outlook o, a seconda della versione di Outlook, tramite un'interfaccia web.
Per vedere la tua posta in Outlook, scorri verso il basso fino alla fine della cartella. Se ci sono più email sul server di posta, vedrai un messaggio che ti informa.
Premi “Fai clic qui per visualizzare ulteriori informazioni su Microsoft Exchange” e Outlook scaricherà il resto delle e-mail sul tuo computer. Assicurati di avere spazio su disco sufficiente per scaricarli tutti!
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Se hai Office 365, puoi anche accedere alle tue e-mail tramite l'app Web di Outlook. Poiché l'app Web è essenzialmente solo una finestra di Exchange Server, ti mostrerà tutte le tue e-mail. Se utilizzi Outlook al lavoro, le persone del supporto IT dovrebbero essere in grado di aiutarti ad accedere all'app Web di Outlook. Se sei a casa, vai su Office.com e accedi lì. Puoi accedere a Outlook e a qualsiasi altra app web a cui hai accesso, una volta effettuato l'accesso.
Posso modificare il valore predefinito?
Si, puoi. In Outlook, vai su File> Impostazioni account, quindi seleziona “Impostazioni account” dal menu a discesa.
Nella finestra Impostazioni account, seleziona l'account per il quale desideri modificare l'impostazione predefinita (probabilmente hai un solo account), quindi fai clic sul pulsante “Modifica”.
Nella finestra Cambia account che si apre, vedrai che “Usa la modalità cache” è abilitato. voi dovere lasciare abilitato, altrimenti non verrà scaricata posta sul computer. Sposta il dispositivo di scorrimento “Posta per restare offline” nel periodo desiderato.
Le opzioni sono:
- Tre giorni
- Una settimana
- Tre settimane
- Un mese
- Tre mesi
- Sei mesi
- Un anno
- Due anni
- Cinque anni
- Tutti
Nota: le opzioni di tre giorni, una settimana e due settimane non sono disponibili in Office 2013, ma sono nelle versioni successive.
Scegli “Tutto” se vuoi che Outlook scarichi tutta la tua posta sul tuo computer o scegli il valore che fa per te. (Se non riesci a modificare il dispositivo di scorrimento, il tuo amministratore potrebbe aver impostato questo valore deliberatamente e impedirti di modificarlo.)
Dopo aver effettuato la selezione, fai clic su “Avanti” e Outlook ti avverte che è necessario riavviare.
Fai clic su “OK”, chiudi la finestra Impostazioni account, quindi riavvia Outlook. A seconda della quantità di posta che deve scaricare, Outlook potrebbe impiegare un po 'di tempo per aggiornare ciascuna cartella. Vedrai un messaggio nella parte inferiore di Outlook mentre scarica la posta in ogni cartella.
E questo è tutto; hai finito. Outlook scaricherà ora tutta la tua posta (o per quanto hai selezionato) da ora in poi.
