Probabilmente hai del testo che digiti spesso nei tuoi documenti Word, come gli indirizzi. Invece di riscrivere questo testo ogni volta che ne hai bisogno, puoi inserire questo testo comune in un documento di Word e fare riferimento in altri documenti: si aggiornerà anche automaticamente in tutti i tuoi documenti se lo cambi.
Supponi di voler inserire il tuo indirizzo in fondo ai documenti, ma l'indirizzo cambia di volta in volta. È possibile memorizzare l'indirizzo in un documento Word separato e comune e utilizzare un campo nel report per estrarre il testo dal documento comune e aggiornarlo ogni volta che cambia. Ti mostreremo come farlo.
Per iniziare, crea un nuovo documento Word che fungerà da repository per l'indirizzo che desideri inserire in altri documenti Word. Salvalo in una posizione che sarà accessibile da altri documenti. Ad esempio, non salvarlo su un'unità di rete a cui non hai sempre accesso.
Utilizzeremo i segnalibri per fare riferimento all'indirizzo nel nostro documento comune. Digita la stringa di testo che desideri inserire in altri documenti (nel nostro caso, l'indirizzo). Crea un segnalibro evidenziando il nome e andando su Inserisci> Segnalibro e assegnandogli un nome, come “Indirizzo”. Consulta la nostra guida ai segnalibri in Word per informazioni sulla loro creazione.
Si noti che i nomi dei segnalibri non possono avere spazi. Ti consigliamo di inserire il nome del segnalibro sopra ogni elemento nel tuo file di informazioni comuni in modo da sapere facilmente quale nome utilizzare per quale elemento. Ciò è particolarmente utile se si prevede di avere molti oggetti riutilizzabili in questo documento comune. Nel nostro esempio, abbiamo aggiunto il nostro indirizzo al documento informativo comune e abbiamo inserito il nome del segnalibro, “Indirizzo”, sopra l'elemento.
Dopo aver aggiunto l'elemento al tuo documento comune, puoi salvare e chiudere. Apri il documento in cui vuoi inserire l'indirizzo e posiziona il cursore nel punto in cui vuoi che il testo vada. Per il nostro esempio, aggiungeremo un piè di pagina e inseriremo l'indirizzo lì.
Utilizzeremo il codice di campo INCLUDETEXT per fare riferimento al segnalibro che abbiamo creato nel documento comune. Per fare ciò, premere “Ctrl + F9” per inserire le parentesi per il codice campo.
NOTA: non è possibile digitare solo parentesi normali attorno ai codici di campo. È necessario utilizzare “Ctrl + F9” per inserire il tipo corretto di parentesi.
Il cursore si posiziona automaticamente tra le parentesi. Digita il seguente testo tra parentesi, sostituendo il “
INCLUDETEXT ""
NOTA: non inserire le parentesi nel codice del campo.
Ad esempio, abbiamo inserito quanto segue tra le parentesi del codice campo:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
NOTA: è necessario utilizzare doppie barre rovesciate nel percorso, come abbiamo fatto noi. Inoltre, assicurati di usare virgolette semplici, non virgolette intelligenti, quando digiti il codice sopra nel campo.
Per ottenere l'indirizzo dal documento comune e inserirlo nel codice campo appena inserito, fare clic con il tasto destro del mouse sul codice campo e selezionare “Aggiorna campo” dal menu a comparsa.
L'indirizzo viene visualizzato nel documento. Le parentesi vengono comunque visualizzate intorno all'indirizzo se è attiva l'opzione “Mostra segnalibri”. Ancora una volta, consulta il nostro articolo sui segnalibri per sapere come disattivare questa opzione. Inoltre, il codice campo potrebbe essere ombreggiato. Tuttavia, puoi anche disattivarlo.
Se si desidera modificare il codice campo, è possibile visualizzare nuovamente il codice anziché il risultato. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento risultante e seleziona “Attiva / disattiva i codici di campo” dal menu a comparsa. Il testo digitato nel codice del campo viene nuovamente visualizzato ed è possibile modificarlo. Aggiorna semplicemente il campo per visualizzare il nuovo risultato.
Dopo aver creato il tuo documento comune, puoi utilizzarlo per archiviare altri elementi che digiti spesso nei tuoi documenti Word. Usa semplicemente un campo INCLUDETEXT separato nei tuoi documenti Word per ogni informazione che vuoi inserire automaticamente dal tuo documento comune.
