Microsoft Planner è piuttosto semplice da usare, ma alcune delle sue funzioni più utili non sono in primo piano. Se stai solo creando e spostando attività, ecco sei modi per ottenere un po 'di più da Planner. Ecco tutto ciò che devi sapere.
Ricevi notifiche sulle attività
Se hai già collegato Planner a Outlook, riceverai già notifiche sulle scadenze. Ma se non hai — o se vuoi sapere quando ti sono stati assegnati degli articoli — c'è un'ulteriore funzione di notifica.
Fai clic sull'ingranaggio Impostazioni in alto a destra di Microsoft Planner e seleziona l'opzione “Notifiche”.
Questo aprirà il pannello delle opzioni di notifica. Scegli una delle preferenze di notifica e quindi seleziona il pulsante “Salva”.
Se scegli “Qualcuno mi assegna un'attività”, questo ti avviserà tramite e-mail, Microsoft Teams (se disponi di Teams) e con notifiche push mobili (se hai installato l'app mobile, che ti mostreremo in seguito su in questo articolo). Questa funzione è molto utile quando lavori in gruppo, anche se sei solo tu e il tuo partner a utilizzare Planner per risolvere i compiti.
Se non hai già collegato Planner a Outlook, l'opzione “Un'attività assegnata a me è in ritardo, prevista oggi o nei prossimi 7 giorni” ti avviserà tramite email se sei in ritardo con le tue attività. Questa funzionalità funziona davvero bene, ma è persistente nel dirti che un'attività è in ritardo. Questo può essere fantastico se fai fatica a rispettare le scadenze e hai bisogno di promemoria, ma può anche essere troppo se ti fa sentire demotivato.
Siamo fan dei sistemi che ti aiutano a fare le cose, quindi preferiamo quest'ultima opzione, ma questa scelta è sicuramente una preferenza personale.
Aggiungi un piano ai tuoi preferiti
Quando inizi a utilizzare Planner, i tuoi piani verranno visualizzati nella sezione “Piani recenti” della barra laterale.
Se hai solo uno o due piani, va bene, ma se hai più piani, e specialmente se ti trovi in un ambiente aziendale in cui le persone potrebbero aggiungerti a piani inaspettatamente, la sezione “Piani recenti” può diventare ingombrante abbastanza rapidamente .
Puoi invece aggiungere piani alla sezione “Preferiti” della barra laterale. Questo ti dà il controllo su quali piani vedi, il che rende molto più facile trovare i tuoi piani importanti.
Per spostare un piano nella sezione Preferiti, fai clic sull'icona a forma di stella accanto al nome del piano.
Questo sposterà immediatamente il tuo piano nella sezione Preferiti della barra laterale.
Per rimuovere un piano dai Preferiti, fai di nuovo clic sull'icona a forma di stella e il piano tornerà alla sezione Piani recenti.
Modifica i raggruppamenti di attività
Per impostazione predefinita, le attività sono raggruppate nei bucket che utilizzi: To-Do, In Progress, Done e qualsiasi altro bucket creato. Questo non è l'unico modo per raggruppare le tue attività, quindi Planner ti dà la possibilità di raggruppare le attività in base alle loro proprietà, come Data di scadenza, Assegnatario, Priorità e altro.
Per modificare i raggruppamenti di attività, fai clic sul pulsante “Raggruppa per bucket” nella parte superiore destra dell'interfaccia.
Scegli una proprietà diversa per raggruppare le tue attività e verranno automaticamente riorganizzate. Ad esempio, se si sceglie “Priorità”, le attività verranno raggruppate in nuovi gruppi di priorità.
Per tornare a visualizzare le attività nei bucket originali, fai clic su “Raggruppa per” e scegli “Bucket”.
Questa funzione è davvero utile per visualizzare le attività in ordine di data o, se lavori in gruppo, per cessionario, in modo da poter vedere chi è troppo teso e chi non ha abbastanza lavoro. Se usi il sistema di etichettatura colorato per tracciare un progetto, questo può mostrarti tutte le attività per quel progetto semplicemente scegliendo di raggruppare per etichette.
Filtra le attività per proprietà specifiche
Raggruppare è un modo di organizzare le tue attività, ma puoi anche filtrarle per mostrare solo le attività che vuoi vedere. In un piano di gruppo, questo è utile per visualizzare solo le attività assegnate all'utente o solo le attività per un'etichetta specifica.
Per filtrare le attività, fai clic su “Filtro” in alto a destra.
Fai clic su uno dei nomi delle proprietà per scegliere un valore su cui filtrare. Filtreremo il valore “Urgente” nella proprietà Priorità.
Il piano ora mostrerà solo quei compiti che hanno la priorità di “Urgente”.
Puoi applicare tutti i filtri che desideri allo stesso tempo, in modo da poter filtrare le attività urgenti con un'etichetta gialla assegnata a Jane e prevista per la prossima settimana, ad esempio.
Se le proprietà non sono abbastanza specifiche, puoi anche filtrare le parole chiave all'interno delle attività.
Questo mostrerà qualsiasi attività che ha la parola chiave in qualsiasi parte del titolo. Per cancellare il filtro, fai di nuovo clic su “Filtro”, quindi seleziona il pulsante “Cancella”.
Più attività nel planner, più utile diventa il filtro.
Genera statistiche sul tuo piano
Se sei un manager che deve riferire sul lavoro del tuo team, conoscerai l'importanza delle statistiche. Planner fornisce alcuni grafici di base per aiutarti a comprendere lo stato corrente del tuo piano in modo da semplificare la segnalazione.
Per accedere ai grafici di Planner, fai clic su Grafici nella parte superiore del piano.
Questo ti dà alcune rappresentazioni visive del piano così com'è attualmente.
Ti dà anche una suddivisione delle attività in base a Priorità e Assegnatario più in basso nella pagina. Questi grafici sono utili fino a un certo punto, ma non sono particolarmente dettagliati o personalizzabili. Per questo, devi esportare il tuo piano in Excel, dove puoi fare tu stesso la creazione di grafici o collegare il foglio di calcolo in uno strumento come Power BI per tracciare le statistiche per te.
Per esportare il piano, fai clic sui tre punti nella parte superiore del piano e seleziona “Esporta piano in Excel”.
Ciò creerà un foglio di calcolo contenente un'istantanea dei dati sul piano e le attività, che è possibile utilizzare per creare rappresentazioni visive del piano utilizzando qualsiasi strumento desiderato.
Installa l'app mobile Planner
Se vuoi essere in grado di controllare i tuoi piani mentre sei in movimento, avrai bisogno dell'app mobile Planner. Microsoft ha reso molto semplice ottenerlo senza dover andare al tuo app store; fai clic sul link “Ottieni l'app Planner” nella parte inferiore della barra laterale.
Questo aprirà un pannello in cui puoi inserire il tuo numero di telefono. Microsoft invierà quindi un collegamento per il download all'app store appropriato. Se non desideri utilizzare il tuo numero di telefono o è un tablet che non ha un numero di telefono, puoi fornire invece un indirizzo email.
Installa l'app come di consueto e ora sarai in grado di tenere d'occhio il tuo lavoro senza dover trasportare un laptop con te.
