Outlook ti consente di aggiungere una data di scadenza all'email che invii o ricevi. Una volta scaduta la data di scadenza, l'e-mail verrà visualizzata con una formattazione diversa e puoi utilizzare gli strumenti integrati di Outlook per gestire automaticamente le e-mail scadute.
Le date di scadenza si applicano solo alle e-mail, non agli eventi del calendario o alle attività perché tali elementi hanno le proprie date che è possibile utilizzare per gestirli
Come impostare una data di scadenza su un'e-mail
Per aggiungere una data di scadenza a un'email che stai inviando, devi aprire la finestra Proprietà per l'e-mail. Apri l'e-mail e fai clic su Messaggio> Tag.
Si aprirà la finestra Proprietà per l'e-mail, a cui è possibile accedere anche facendo clic su Opzioni> Altre opzioni o File> Proprietà. Attiva la casella di controllo “Scadenza dopo”, quindi scegli una data e un'ora.
Fai clic su Chiudi per tornare alla tua email. Non ci saranno segni visibili che è stata aggiunta una data di scadenza e puoi inviare l'e-mail normalmente.
Per aggiungere una data di scadenza a un'email che hai ricevuto, apri l'e-mail e fai clic su Messaggio> Tag (o File> Proprietà).
Questo apre la finestra Proprietà per l'e-mail. Non ci sono tante opzioni per un'e-mail ricevuta come ce ne sono per un messaggio che stai inviando, ma puoi comunque impostare una data e un'ora di scadenza.
Cosa fa una data di scadenza?
Quindi hai aggiunto una data di scadenza a un'email. È fantastico e tutto, ma qual è il vantaggio di farlo?
Le date di scadenza sono utilizzate in vari modi da Outlook per aiutarti a concentrarti su ciò che è importante. Le email scadute non sono in genere così importanti come le email non scadute, quindi Outlook formatta automaticamente le email scadute in modo diverso.
Se hai esaminato l'impostazione della formattazione condizionale in Outlook, potresti aver notato la regola di formattazione “Elementi scaduti”.
Questa regola formatta qualsiasi e-mail che ha superato la data di scadenza con un carattere grigio e il testo barrato.
Questo ti consente di sapere che l'e-mail è scaduta, quindi puoi concentrarti prima su e-mail più importanti. Se hai inviato un'email con una data di scadenza, questa formattazione verrà applicata anche in Outlook del destinatario, ma altri client di posta elettronica come Thunderbird o app Web come Gmail o Yahoo! Mail, ignorerà la data e non farà nulla con essa.
Puoi anche aggiungere una colonna a una cartella che mostra la data di scadenza di qualsiasi email. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una colonna nella cartella in cui si desidera aggiungere la colonna, quindi fare clic su “Scelta campo”.
Seleziona “Campi data e ora” dal menu a discesa, quindi seleziona l'opzione “Scadenza”.
Trascina e rilascia l'elemento “Scadenza” nella tua cartella per aggiungerlo alle colonne.
Quando apri un'e-mail scaduta, Outlook ti avvisa con un messaggio nell'intestazione.
Puoi comunque rispondere o inoltrare un messaggio di posta elettronica scaduto, ma se provi a inoltrarlo, Outlook ti mostrerà prima un avviso.
Fai clic su “Sì” per inviare l'e-mail o su “No” per annullare.
Utilizzo della data di scadenza per gestire la tua e-mail
Alcuni degli strumenti integrati di Outlook utilizzano anche le date di scadenza. Se hai impostato l'archiviazione automatica in Outlook, potresti aver notato un'opzione per “Elimina gli elementi scaduti (solo cartella email)”.
Se questa opzione è attivata, l'Archiviazione automatica elimina o sposta (a seconda delle altre impostazioni) qualsiasi e-mail in cui è trascorsa la data. Questo è un ottimo modo per rimuovere automaticamente le email scadute e impedirle di ingombrare la tua casella di posta.
Se non desideri che le tue email scadute vengano eliminate o spostate, ma non vuoi vederle neanche in Outlook, puoi impostare le regole di sincronizzazione di Outlook per impedire che vengano scaricate dal server di posta di Exchange.
Quando crei il filtro di sincronizzazione, fai clic sulla scheda “Avanzate” e quindi sul pulsante “Campo”.
Seleziona i campi Data / Ora> Scade dal menu. Il campo è disponibile anche nelle opzioni “Tutti i campi della posta” e “Tutti i campi della posta”.
Impostare “Condition” su “on or before” e il “Value” su “ieri”, quindi fare clic su “Aggiungi all'elenco”.
Questo filtrerà tutte le attività scadute in modo che se scadute ieri o prima, non saranno sincronizzate con Outlook e non compariranno nella tua casella di posta. Saranno comunque disponibili nell'app Web di Outlook se vuoi vederli lì.
Non puoi impostare regole per aggiungere automaticamente le date di scadenza alle e-mail in arrivo o creare un passaggio rapido che applica una data di scadenza premendo un pulsante, ma puoi aggiungere automaticamente una data di scadenza a tutte le e-mail in uscita. Fai clic su File> Opzioni> Posta, scorri verso il basso fino a Invia messaggi e attiva “Segna e-mail scadute dopo molti giorni”.
Immettere il numero di giorni dopo i quali si desidera che i messaggi scadano, quindi fare clic su “OK”. Ciò aggiungerà automaticamente una data di scadenza a tutte le e-mail inviate.
Le date di scadenza sono un modo utile per gestire le tue priorità e la tua casella di posta tramite messaggi di scarsa illuminazione che non sono più pertinenti e che ti consentono di utilizzare gli strumenti di Outlook per eliminare o nascondere i messaggi che non ti servono più. È uno strumento in più nella lotta per evitare che la tua casella di posta sfugga al controllo e uno strumento molto utile.
