Gli anni 2000 hanno inaugurato un periodo di intenso interesse per i metodi e le strategie di produttività. Non tutti hanno resistito alla prova del tempo, ma uno sicuramente l’ha fatto, e se non lo usi, ti stai perdendo.
La cattura onnipresente è un superpotere
Nel lontano 2001, David Allen ha pubblicato un libro sulla produttività personale chiamato Finire di fare le cose. Dire che ha avuto un’enorme influenza sul fiorente movimento “life hacker” sarebbe un eufemismo. Puoi dare un’occhiata al libro se lo desideri, ma ci sono un sacco di buoni riassunti online in questi giorni (come questo riassunto da The Process Hacker o questo fatiscente dalla gente di Todoist).
Potrebbe non ottenere così tanto tempo per la stampa in questi giorni, ma allora e fino agli anni 2010, è stato un grosso problema nei circoli della produttività e ha influenzato un’intera generazione di hacker e ottimizzatori della vita.
IL Finire di fare le cose Il sistema è incentrato sulla gestione del tempo, sull’ottimizzazione di ciò che fai quando e sulla garanzia che le piccole azioni quotidiane che intraprendi ti portino avanti progetti di vita più grandi che si allineano con i tuoi obiettivi e le tue ambizioni. Il sistema è stato criticato per essere eccessivamente prevenuto nei confronti dei lavoratori dell’informazione e delle persone con lavori da colletto bianco e, in tutta onestà, questa è una critica legittima. Non tutti trovano che il sistema si integri bene con il proprio lavoro, il proprio stile di vita o il proprio modo di pensare.
Ma c’è un elemento di Finire di fare le cose che penso che letteralmente ogni singola persona dovrebbe adottare come parte della propria vita quotidiana. Lo “strumento di cattura onnipresente”. Nel sistema GTD, ha un nome molto stravagante, ma alla fine funziona come un “secchio di idee”.
E cos’è un Ubiquitous Capture Tool o un secchio di idee? È semplicemente uno strumento, che si tratti di un’app di produttività dedicata sul tuo telefono come Todoist o di un piccolo taccuino che tieni sempre con te, che usi per catturare ogni idea o nuovo input che ti viene incontro.
Stai effettivamente trasformando lo strumento in una versione digitale o fisica della tua memoria a breve termine. Chiamo la cattura onnipresente un superpotere perché impegnare i contenuti della tua memoria a breve termine in un sistema di archiviazione a lungo termine significa che non dimentichi mai nulla e puoi sfruttare al massimo tutte le grandi idee e informazioni che ti vengono incontro.
Che aspetto ha in pratica un “secchio di idee”?
In un dato giorno, probabilmente pensi, ascolti o leggi molte cose che sarebbe utile ricordare. Ogni giorno, però, tutti sperimentiamo queste cose e inevitabilmente le dimentichiamo quasi tutte.`
Senti un amico parlare di qualcosa che ti rendi conto sarebbe un grande regalo per il loro prossimo compleanno, ma te ne dimentichi. Sei lontano dal tuo computer e ricordi un’importante modifica che devi apportare al tuo conto pensionistico, ma te ne dimentichi e passa un altro trimestre senza che tu apporti modifiche.
Stai leggendo un articolo che menziona un libro interessante, ma pochi giorni dopo non riesci a ricordare quale libro fosse. Il tuo capo menziona una scadenza lontana ma importante e tu pensi “sarebbe davvero bello se avessi un vantaggio su quel progetto”, ma te ne dimentichi e il progetto va e viene senza che tu ti distingua.
L’inevitabile problema “e poi ti dimentichi” potrebbe essere risolto in tutti questi esempi utilizzando qualsiasi strumento di acquisizione onnipresente. Prendendo semplicemente una breve nota quando il pensiero è fresco nella tua mente, come “Il corpo tiene il punteggio di Bessel van der Kolk”, “ordina filtri sostitutivi per la fornace” o “acquista un wattmetro per testare la TV”, catturi quei pensieri.
Uso Todoist da anni come uno strumento di acquisizione onnipresente (così come un elenco di cose da fare e uno strumento di gestione dei progetti personali), quindi questo è lo strumento a cui mi affido. Dagli articoli alle idee ai promemoria, tutto ciò che trovo e che voglio salvare per dopo finisce nella “Posta in arrivo” del mio account Todoist. La tua casella di posta potrebbe essere un taccuino fisico, l’app Notes di base sul tuo telefono, una pila di schede indice o qualsiasi altro strumento di acquisizione.
La parte importante è che catturando tutte quelle idee, ti assicuri che non fluttuino nell’etere, per non essere mai più pensate. Ed eviti una situazione in cui se ci pensi di nuovo, è dopo che sono stati utili. Dopotutto, non è molto utile ricordare di chiamare un idraulico per gestire uno scarico lento dopo che lo scarico ha finalmente allagato il seminterrato.
Non dimenticare di svuotare il secchio
C’è una seconda metà cruciale nel processo di cattura onnipresente. Svuotamento del secchio. Se non ti prendi il tempo per elaborare tutto ciò che hai catturato, allora non è meglio che mettere meticolosamente tutto su un calendario, solo per non controllare mai il calendario per vedere cosa c’è sopra.
A seconda di quanto sei prolifico nel mettere le cose nel tuo onnipresente strumento di acquisizione (e quanto velocemente si avvicinano le scadenze nella tua vita) potresti elaborare la tua casella di posta di acquisizione una volta al giorno, alcune volte alla settimana o una volta alla settimana.
Ma per rendere utile il processo di acquisizione, è necessario elaborare ogni elemento della posta in arrivo acquisito in qualcos’altro. Se si tratta di un articolo da leggere in seguito, deve essere inserito in un elenco di lettura successiva. Se è l’inizio di un progetto, come l’aggiornamento del tuo ufficio a casa, devi creare un elenco separato o una voce di progetto per pensare a tutto ciò che richiede un aggiornamento dell’ufficio a casa e in quale ordine lo farai.
Se si tratta di un’attività una tantum come ordinare una parte di ricambio o inviare un messaggio rapido a qualcuno, fallo e cancellala dall’elenco (o trasferisci quell’attività una tantum in un elenco di attività una tantum che puoi strappare quando hai del tempo libero).
Comunque tu scelga di gestire cosa succede a tutte le idee e gli input che hai catturato con il tuo secchio di idee, la parte migliore è che sono lì per essere elaborati in primo luogo e persi, lasciandoti senza la buona idea o il promemoria per fare qualcosa di importante.
E se hai bisogno di una piccola spintarella per provarlo, ecco il mio supremo sigillo di approvazione. Oltre vent’anni di hacking della vita, lettura di libri sulla produttività e altro essere una cavia umana per ogni ottimizzazione sotto il sole, l’unica cosa che ho usato costantemente in tutti i metodi e le epoche della mia vita è stata la cattura onnipresente. È l’hack di vita su cui sono costruiti tutti gli altri miglioramenti.
