Troppi dati in una singola colonna possono rendere più difficile la lettura del foglio di calcolo di Microsoft Excel. Per migliorarlo, dovresti prendere in considerazione la suddivisione della colonna utilizzando le funzionalità “Testo in colonne” o “Riempimento Flash”.
“Text to Columns” sostituirà la tua singola colonna con più colonne utilizzando gli stessi dati. “Flash Fill” replicherà i dati, suddividendoli in nuove singole colonne lasciando intatta la colonna originale.
Come utilizzare il testo in colonne in Excel
Microsoft Excel include una funzione speciale che ti consente di suddividere colonne molto lunghe. Lo fa separando le colonne usando delimitatori, come virgole o punti e virgola, che dividono i dati.
La funzionalità funziona utilizzando Testo in colonne, a cui è possibile accedere dalla scheda “Dati” nella barra multifunzione di Microsoft Excel.
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Per testare questa funzione, utilizzeremo un insieme di dati (un elenco di dipendenti, che mostra nomi, date di nascita e altre informazioni) in una singola colonna. Ogni sezione di dati è in una singola cella, separata da un punto e virgola.
Devi prima selezionare le celle che contengono i tuoi dati (celle da A1 a A12 nell'esempio sopra).
Dalla scheda “Dati” di Excel, fai clic sul pulsante “Testo nelle colonne” che si trova nella sezione “Strumenti dati”.
Verrà visualizzata la finestra “Procedura guidata Converti testo in colonne” e ti consentirà di iniziare a separare i tuoi dati. Dalle opzioni, selezionare il pulsante di opzione “Delimitato” e fare clic su “Avanti” per continuare.
Per impostazione predefinita, Excel sceglierà di provare a separare i dati della singola colonna da ciascuna scheda trovata. Questo va bene, ma per il nostro esempio stiamo usando dati separati da punti e virgola.
Scegli l'opzione delimitatore dal menu laterale. Per il nostro esempio, il delimitatore scelto è un punto e virgola.
Puoi vedere come appariranno i dati convertiti nella sezione “Anteprima dati” nella parte inferiore del menu.
Quando sei pronto, fai clic su “Avanti” per continuare.
Ora dovrai impostare i tipi di celle per ogni colonna. Ad esempio, se hai una colonna con le date, puoi impostare il formato data appropriato per quella colonna. Per impostazione predefinita, ogni colonna sarà impostata su “Generale”.
Utilizzando questa opzione, Excel tenterà di impostare automaticamente il tipo di dati per ogni colonna. Per impostarli manualmente, fai prima clic sulla colonna nella sezione “Anteprima dati”. Da lì, selezionare il tipo di dati appropriato dalla sezione “Formato dati colonna”.
Se vuoi saltare completamente una colonna, seleziona la tua colonna, quindi scegli l'opzione “Non importare la colonna (salta)”. Fai clic su “Fine” per iniziare la conversione.
La tua singola colonna separerà ogni sezione, usando i delimitatori, in singole colonne usando le opzioni di formattazione della cella che hai selezionato.
Come utilizzare Flash Fill in Excel
Se desideri mantenere intatti i tuoi dati originali, ma separandoli comunque, puoi invece utilizzare la funzione “Riempimento Flash”.
Utilizzando l'esempio del nostro elenco di dipendenti, disponiamo di una riga di intestazione a colonna singola (colonna A), con un delimitatore di punto e virgola che separa ogni bit di dati.
Per utilizzare la funzione “Riempimento Flash”, inizia digitando le intestazioni di colonna nella riga 1. Nel nostro esempio, “ID dipendente” andrebbe nella cella B1, “Nome” nella cella C1, ecc.
Per ogni colonna, seleziona la riga di intestazione. Inizia con B1 (l'intestazione “ID impiegato” in questo esempio) e quindi, nella sezione “Strumenti dati” della scheda “Dati”, fai clic sul pulsante “Riempimento Flash”.
Ripeti l'azione per ciascuna delle tue celle di intestazione (C1, D1, ecc.) Per riempire automaticamente le nuove colonne con i dati corrispondenti.
Se i dati sono formattati correttamente nella colonna originale, Excel separerà automaticamente il contenuto utilizzando la cella di intestazione originale (A1) come guida. Se ricevi un errore, digita il seguente valore nella sequenza nella cella sotto la cella dell'intestazione, quindi fai di nuovo clic sul pulsante “Riempimento Flash”.
Nel nostro esempio, quello sarebbe il primo esempio di dati nella cella B2 (“101”) dopo la cella di intestazione in B1 (“ID impiegato”).
Ogni nuova colonna verrà riempita con i dati della colonna originale, utilizzando la prima o la seconda riga iniziale come guida per scegliere i dati corretti.
Nell'esempio sopra, la colonna lunga (colonna A) è stata separata in sei nuove colonne (da B a G).
Poiché il layout delle righe da 1 a 12 è lo stesso, la funzione “Riempimento Flash” è in grado di copiare e separare i dati, utilizzando la riga di intestazione e il primo bit di dati.
