Microsoft Word e Outlook hanno da tempo messo in evidenza la possibilità di visualizzare statistiche di “leggibilità” per ciò che stai scrivendo, in modo da sapere quanto stai scrivendo semplice o complesso. Questo può aiutare a garantire che la tua scrittura sia sufficientemente leggibile per il tuo pubblico previsto.
Nelle versioni precedenti di Word, la funzione era a portata di clic sulla barra di stato. Nelle versioni che iniziano con il 2013, devi prima abilitare la funzione e quindi accedervi eseguendo un controllo ortografico e grammaticale.
Il controllo ortografico e grammaticale in Word e Outlook si verifica nel Pannello di correzione e offre un modo abbastanza solido per eseguire la correzione di documenti. Esistono alcuni migliori componenti aggiuntivi per il controllo grammaticale per Office, ma anche se li hai abilitati, dovrai comunque abilitare il controllo grammaticale integrato per poter utilizzare le statistiche di leggibilità. Se ne valga la pena dipende davvero da te. E se non ti dispiace avere il controllo grammaticale attivo, ma preferisci semplicemente non essere distratto dalle sottolineature mentre lavori, puoi sempre disattivare il controllo ortografico e grammaticale durante la digitazione.
RELAZIONATO: Come utilizzare il pannello di correzione in Word
Come abilitare le statistiche di leggibilità
Per accedere alle statistiche di leggibilità in Word, devi prima attivare la funzione. In Word, fai clic sulla scheda File, quindi su Opzioni. Nella finestra Opzioni, selezionare la scheda Prova. Abilita le caselle di controllo “Controlla grammatica con ortografia” e “Mostra statistiche di leggibilità”. Fai clic su OK quando hai finito.
Il processo è simile in Outlook. Fai clic sulla scheda File, quindi su Opzioni. Nella finestra Opzioni, seleziona la scheda Posta, quindi fai clic sul pulsante “Ortografia e correzione automatica”.
Nella finestra Opzioni dell'editor, selezionare la scheda Prova. Abilitare le caselle di controllo “Controlla grammatica con ortografia” e “Mostra statistiche di leggibilità”, quindi fare clic su OK.
Si noti che sia in Word che in Outlook, è possibile deselezionare le opzioni per il controllo degli errori di ortografia e grammaticale durante la digitazione se si trova che distrae.
Come visualizzare le statistiche di leggibilità
Ora che hai abilitato la lettura delle statistiche, controllare il punteggio di leggibilità di un documento o una selezione di testo è semplice. Tutto quello che devi fare è eseguire un controllo ortografico e grammaticale. È possibile selezionare un testo specifico da controllare o assicurarsi che non sia selezionato nulla per controllare l'intero documento. Avvia un controllo ortografico e grammaticale premendo F7 o facendo clic sul pulsante Prova nella barra di stato nella parte inferiore della finestra.
Esegui il controllo ortografico e grammaticale e, al termine, verrà visualizzata la finestra Statistiche di leggibilità.
La finestra mostra alcune statistiche di base come il conteggio di parole e caratteri, insieme ad alcune medie come frasi per paragrafo. Nella sezione Leggibilità, vedrai due punteggi: Flesch Reading Ease e Flesch-Kincaid Grade Level. Entrambi i punteggi si basano su formule che rappresentano la lunghezza media della frase (ASL) e le sillabe medie per parola (ASW).
- Facilità di lettura di Flesch. Questo punteggio valuta la leggibilità del testo su una scala di 100 punti, con punteggi più alti più facili da leggere. I punteggi da 0 a 60 sono generalmente considerati di livello universitario o universitario e abbastanza difficili da leggere. I punteggi da 60 a 80 sono considerati ragionevolmente facili da leggere e scritti in un inglese semplice. La maggior parte dei documenti professionali rientra in questa gamma. I punteggi più alti di 80 sono considerati facili da leggere per i bambini.
- Livello di grado Flesch-Kincaid. Questo punteggio valuta la leggibilità del testo in base ai livelli scolastici statunitensi. Un punteggio di 4.0, ad esempio, significa scrivere che può essere compreso da un quarto alunno. La maggior parte dei documenti professionali rientra da qualche parte nell'intervallo 7.0-11.0.
E se ti piace conoscere la matematica dietro le cose, la formula utilizzata per determinare il punteggio Flesch Reading Ease è:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
La formula utilizzata per determinare il punteggio di livello di grado Flesch-Kincaid è:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
E questo è tutto! È una funzione semplice da abilitare e utilizzare e, anche se potresti non voler basare tutto ciò che scrivi sui punteggi di leggibilità, possono comunque essere uno strumento utile per assicurarti di colpire il pubblico giusto con la tua scrittura.
