Come impostare le regole in Apple Mail

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Sebbene la posta elettronica stia diminuendo di popolarità, dando modo a mezzi di comunicazione online più istantanei, è comunque una componente vitale per il repertorio professionale della maggior parte delle persone. Ma, indomita, la posta elettronica può sfuggire rapidamente di mano, motivo per cui è importante utilizzare regole e filtri.

Le regole di Apple Mail ti consentono di dare la priorità a ciò che è importante eliminando ciò che non lo è. Un buon sistema di regole ridurrà rapidamente il disordine delle e-mail dandoti la possibilità di rispondere ai messaggi prioritari in modo più tempestivo.

Apple Mail semplifica la configurazione delle regole, permettendoti di archiviare, contrassegnare e avvisare indolore di nuovi messaggi in modo da non cercare costantemente quel messaggio importante dal tuo capo o collega.

Per impostare le regole, devi prima aprire la preferenza di Apple Mail, che viene eseguita selezionando il menu Posta e quindi “Preferenze” o usando la combinazione di tasti Comando +.

Nelle preferenze, facciamo clic sull'ultima scheda a destra, “Regole” e quindi fare clic su “Aggiungi regola”.

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Per questo esempio, imposteremo una regola per instradare un'email da un mittente specifico a una cassetta postale specifica. Prima di farlo, tuttavia, dobbiamo assicurarci che la cassetta postale sia già impostata. In caso contrario, possiamo fare clic sul menu “Cassetta postale” e selezionare “Nuova cassetta postale …” dalle selezioni del menu. Ora, scegli dove vuoi che risieda la tua nuova casella di posta e assegnagli un nome appropriato. (Nel mio caso, lo chiamo “Lowell”, dove andrà tutta la posta del mio capo.)

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Tornando alle nostre preferenze sulle regole, creeremo la nostra nuova regola, che sarà molto semplice. Il mittente in questione – il mio capo – ha due indirizzi e-mail che usano comunemente, quindi includeremo entrambi nella nostra regola per assicurarci che qualsiasi posta proveniente da entrambi gli indirizzi venga instradata alla nostra nuova casella di posta.

Per aggiungere un altro indirizzo e-mail, dobbiamo fare clic sul segno “+”, questo aggiungerà un campo aggiuntivo per un altro indirizzo e-mail.

Con questa nuova regola, qualunque posta che arriva a partire dal sarà l'indirizzo e-mail mosso alla casella di posta specifica. Ciò significa che salterà la posta in arrivo, quindi dobbiamo assicurarci di controllare frequentemente quella casella di posta per assicurarci di non perdere nulla.

Sfortunatamente, non puoi utilizzare le regole booleane con Mail, quindi ogni parte della regola che hai impostato avrà il suo elemento. Sarebbe facile usare l'operatore “OR” nella nostra regola quando si specifica uno dei due indirizzi e-mail, ma non possiamo – ognuno deve avere una propria linea.

Se volessimo assicurarci che tutti i messaggi di questo mittente rimangano nella posta in arrivo ma siano ancora archiviati nella nuova cassetta postale, potremmo modificare la regola in modo che vengano copiati anziché spostati.

Questo è solo un semplice esempio, quindi proviamo qualcosa di un po 'più complesso. Supponiamo di voler impostare una regola che contrassegni i messaggi specifici, li instradi a una cassetta postale speciale e inoltrino una copia a un altro indirizzo e-mail. Ecco come lo faremmo:

Pertanto, con questa regola, il messaggio verrà copiato nella nostra cartella Importante della cassetta postale, lo sfondo sarà ombreggiato in rosso e verrà inoltrato a un account di posta elettronica separato. Potremmo continuare ad aggiungere criteri alla nostra regola, ma probabilmente avrai l'idea.

Questi sono divertenti, quindi proviamo ancora uno e allunghiamo un po 'di più. In questa regola, stanno accadendo tutti i tipi di cose.

Innanzitutto, se il soggetto o il contenuto del nostro messaggio contiene le parole “roller derby”, quindi il messaggio verrà spostato in una cartella speciale. Alla ricezione di questo messaggio, Mail ci avviserà riproducendo un suono, inviandoci una notifica e facendo rimbalzare l'icona nel Dock. Infine, cambierà lo sfondo in rosa e lo contrassegnerà con una bandiera verde.

Sembra molto per un particolare tipo di messaggio, ma se vuoi davvero sapere quando arriva qualcosa, puoi sicuramente assicurarti che Mail ti avverte.

Prima di concludere, dai un'occhiata alle nostre preferenze sulle regole ancora una volta perché ci sono alcune funzioni piuttosto preziose che potresti voler usare.

Ogni volta che una regola è “Attiva”, verrà visualizzato un segno di spunta nella casella accanto ad essa. Se vuoi disattivare una regola, rendendola così inattiva, devi solo deselezionarla. Ciò non rimuoverà la regola, quindi se si desidera mantenerla e semplicemente sospenderne l'utilizzo per un certo periodo, disattivarla.

La funzione “Modifica” consente di tornare indietro e modificare qualsiasi regola quando necessario. In alternativa, puoi semplicemente fare doppio clic su qualsiasi regola che desideri modificare.

Il pulsante “Duplica” può tornare utile di tanto in tanto quando vuoi replicare una regola ancora una volta, con solo alcune piccole modifiche, ma non vuoi crearla più volte.

Infine, se devi eliminare una regola, fai clic sul pulsante “Rimuovi” oppure seleziona la regola e premi il pulsante “Elimina” sulla tastiera.

Se disponi di più account di posta elettronica, l'impostazione delle regole è sicuramente un ottimo modo per arrotondare tutti i tuoi vari messaggi in luoghi carini e ordinati in modo che nulla venga perso o perso nel riordino. Non è necessario essere un esperto neanche per usarli. Mail semplifica la configurazione di alcune semplici regole in modo da poter trovare messaggi importanti in pochi clic. Una volta capito, probabilmente creerai regole ancora più complesse che vanno oltre ciò che ti abbiamo mostrato qui oggi.

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