Quando hai un documento, un foglio di lavoro o una presentazione per cui desideri l’approvazione per la tua azienda, Google Documenti, Fogli e Presentazioni ti copre. Invia la richiesta di approvazione, imposta facoltativamente una data di scadenza e ottieni l’approvazione di cui hai bisogno.
Nota: La funzione è disponibile per i piani a pagamento, inclusi i piani Workspace, Business o Enterprise Essentials e superiori, Education Plus, Non profit e G Suite superiori a Basic.
Informazioni sulle approvazioni in Documenti, Fogli e Presentazioni Google
Ecco alcune nozioni di base su come funzionano le approvazioni in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.
- I revisori ricevono una notifica quando si richiede l’approvazione. Può trattarsi di un’email, di una notifica di Google Chat o di un avviso del browser, a seconda delle impostazioni di notifica.
- Se si richiede l’approvazione da più persone, tutti devono approvare il documento affinché il processo sia considerato completo.
- Quando le modifiche vengono apportate da un approvatore, tutti i revisori riceveranno una notifica per riapprovare il documento.
- Se includi una data di scadenza nella richiesta di approvazione, i promemoria vengono inviati ai revisori per le date di scadenza imminenti e scadute.
- Se una persona rifiuta l’approvazione, il documento viene considerato rifiutato da tutti i revisori.
- Una volta approvato, un documento verrà bloccato. Non puoi modificare il documento a meno che non lo sblocchi. Ciò annullerà la richiesta di approvazione corrente.
Come richiedere un’approvazione
Apri il documento per il quale desideri ricevere l’approvazione in Documenti, Fogli o Presentazioni Google. Fare clic su File > Approvazioni dal menu.
Vedrai la barra laterale Approvazioni aperta sulla destra. Fai clic su “Fai una richiesta”.
Quando si apre la finestra Richiedi approvazione, inserisci i nomi dall’elenco dei contatti o gli indirizzi e-mail per coloro che desideri rivedere il documento.
IMPARENTATO: Come aggiungere contatti a Gmail
Facoltativamente, inserisci un messaggio, imposta una data di scadenza, consenti ai revisori di modificare o blocca il file prima dell’invio. Fai clic su “Invia richiesta”.
Nota: Se in precedenza non hai condiviso il documento con coloro che desideri esaminarlo, ti verrà chiesto di concedere loro l’accesso al documento.
Come rivedere e approvare un documento
Se ti viene inviata una richiesta di approvazione, vedrai un messaggio In attesa di approvazione visualizzato nella parte superiore del documento sotto la barra degli strumenti.
Prima di approvare o rifiutare, puoi fare clic su “Visualizza dettagli”. Si apre la barra laterale Approvazioni dove puoi vedere gli altri revisori, una data di scadenza se ne è stato assegnato uno e il messaggio incluso nella richiesta. Puoi anche inserire commenti che verranno visualizzati nella sezione Attività nella parte inferiore della barra laterale.
Se vengono apportate modifiche al documento durante il processo di approvazione, puoi vedere cosa stanno utilizzando anche la barra laterale. Sotto Visualizza modifiche, utilizza la casella a discesa per visualizzare le modifiche dall’ultima visualizzazione o approvazione del documento o dall’inizio del processo di approvazione.
Usa i pulsanti Approva o Rifiuta nel messaggio nella parte superiore del documento o nella barra laterale quando sei pronto. Con ogni azione, puoi includere un messaggio, se lo desideri.
Come rivedere le approvazioni
Come colui che ha chiesto l’approvazione, puoi visualizzare lo stato della tua richiesta. Viene visualizzato un messaggio nella parte superiore del documento, sotto la barra degli strumenti. Puoi anche aprire la barra laterale Approvazioni facendo clic su File > Approvazioni dal menu o facendo clic su “Visualizza dettagli” nel messaggio.
Proprio come i revisori, vedrai tutti i dettagli dell’approvazione nella barra laterale con qualsiasi attività in basso. E puoi utilizzare il menu a discesa sotto Visualizza modifiche per vedere eventuali modifiche.
Una volta che tutti avranno approvato il documento, vedrai un messaggio che il file è stato bloccato. Ciò impedisce ulteriori modifiche al documento poiché è già stato approvato.
Quando apri il documento, vedrai un nuovo messaggio in alto che stai guardando la versione approvata.
Fare clic su “Visualizza dettagli” per aprire la barra laterale per rivedere l’attività. Queste informazioni vengono visualizzate per te e per coloro che hanno approvato il documento.
Come sbloccare un documento approvato
Se desideri apportare modifiche a un documento approvato, seleziona la freccia a discesa Bloccato in alto e fai clic su “Sblocca file”. Ricorda, dovrai quindi richiedere nuovamente l’approvazione poiché stai apportando modifiche.
Puoi avviare una nuova richiesta di approvazione nella barra laterale dopo aver apportato le modifiche.
La possibilità di richiedere l’approvazione sui documenti in Documenti, Fogli e Presentazioni Google è una funzionalità utile per tutti i tipi di documenti aziendali. Dai documenti legali alle proposte e oltre, puoi assicurarti che il documento abbia il sigillo di approvazione da parte di tutti coloro che sono necessari.
