Se stai appena iniziando a utilizzare Fogli Google, le sue ampie funzionalità e i componenti aggiuntivi possono essere un po 'schiaccianti. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare rapidamente a utilizzare questa potente alternativa gratuita a Microsoft Excel.
Che cos'è Fogli Google?
Se hai già sentito parlare di Fogli Google, sentiti libero di andare avanti. Se non ne hai mai sentito parlare, ecco un corso intensivo su ciò che devi sapere. Esamineremo le nozioni di base e ti aggiorneremo su ciò che è Fogli Google e su come iniziare subito.
Fogli Google è un programma di fogli di calcolo basato sul Web gratuito offerto da Google come parte della sua suite per ufficio completa, Google Drive, per competere con Microsoft Office. Gli altri servizi principali inclusi nella suite basata su cloud sono Documenti (Word) e Presentazioni (Powerpoint).
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Fogli Google è disponibile su tutti i dispositivi e piattaforme; tutto ciò che serve è una connessione Internet e un browser Web (o, nel caso di dispositivi mobili, le app applicabili). Google fa il resto e gestisce il peso del sollevamento pesante mentre esegue il software nel cloud.
Fogli supporta diversi tipi di file, tra cui XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS e CSV, semplificando la visualizzazione e la conversione dei file di Microsoft Office direttamente da Google Drive.
E poiché Sheets è un programma per fogli di calcolo online, puoi condividere e collaborare con più persone sullo stesso documento, monitorando revisioni, modifiche e suggerimenti in tempo reale.
Ne hai sentito abbastanza? Iniziamo.
Come registrarsi per un account
La prima cosa che devi fare prima di poter utilizzare Fogli Google è la registrazione di un account Google (un account @gmail). Se disponi già di un account, passa alla sezione successiva. In caso contrario, esamineremo il modo semplice di creare un account Google e di configurarti con Fogli.
Vai su accounts.google.com, fai clic su “Crea account”, quindi su “Per me stesso”.
Nella pagina successiva, dovrai fornire alcune informazioni per creare un account, come nome e cognome, nome utente e password.
Inoltre, devi verificare il tuo numero di telefono per assicurarti di essere un vero essere umano e non un bot.
Dopo aver verificato il numero di telefono, le pagine successive richiedono di fornire un indirizzo e-mail di recupero, la data di nascita e il sesso, nonché di accettare l'informativa sulla privacy e i termini di servizio. Finiscilo e sei l'orgoglioso nuovo proprietario di un account Google.
Come creare un foglio di calcolo vuoto
Ora che hai un account Google, è tempo di creare il tuo primo foglio di calcolo. Vai su Fogli Google e posiziona il cursore sull'icona multicolore “+” nell'angolo in basso a destra.
Il + si trasforma in un'icona a matita verde; cliccaci sopra.
Puoi anche digitare sheets.new nella barra degli indirizzi e premi Invio per creare e aprire automaticamente un nuovo foglio di calcolo vuoto nella scheda corrente.
Come importare un foglio di calcolo di Microsoft Excel
Anche se sei completamente nuovo su Fogli Google, potresti già avere una scorta di file di Microsoft Excel che vorresti poter utilizzare. In tal caso, devi solo caricare tutti i tuoi documenti Excel e Google fa il resto. Anche se potrebbe non supportare alcune delle funzionalità e degli effetti più avanzati di alcuni fogli di calcolo Excel, funziona abbastanza bene e aggiunge sempre più funzionalità.
Quando importi un documento Excel, puoi utilizzare Fogli Google o Drive per caricare i tuoi file. Entrambi i metodi ti consentono di trascinare e rilasciare un file dal tuo computer direttamente nel browser Web per caricarli facilmente. Drive contiene tutti i file caricati, ma per comodità, quando vai alla home page di Fogli, mostra solo i file di tipo foglio di calcolo.
Dalla home page di Fogli Google, fai clic sull'icona della cartella in alto a destra, fai clic sulla scheda “Carica”, quindi trascina un file Excel dal tuo computer.
Una volta caricato il file Excel, Fogli si converte automaticamente e lo apre, pronto per iniziare a modificare, condividere e collaborare.
Per aprire un file Excel che desideri modificare già caricato, fai clic sul file con la “X” verde accanto al nome file dalla tua home page di Fogli Google.
Fare clic su Visualizza il file Excel o modificarlo in Fogli dalla finestra di dialogo che appare.
Al termine del documento, è possibile scaricarlo in formato XLSX o ODS, PDF, HTML, CSV o TSV. Fai clic su File> Scarica come, quindi fai clic sul formato desiderato e verrà scaricato direttamente nel punto in cui i file vengono salvati dal tuo browser.
RELAZIONATO: Come importare un documento Excel in Fogli Google
Come collaborare ai documenti con gli altri
Una delle migliori funzioni di Fogli Google è la possibilità di generare un link condivisibile che consenta a chiunque sia in grado di visualizzare, commentare o modificare il documento. Invece di inviare un file avanti e indietro tra i collaboratori, puoi apportare modifiche e suggerimenti contemporaneamente, come se fossi rannicchiato sullo stesso computer in tempo reale. L'unica differenza è che ogni persona ha il proprio cursore di immissione testo da utilizzare sul proprio personal computer.
Dal documento che si desidera condividere, fare clic sul pulsante verde “Condividi” per scegliere come e con chi si desidera inviare un collegamento al file. Puoi inserire manualmente gli indirizzi email o fare clic su “Ottieni link condivisibile” nell'angolo in alto per distribuire l'invito tu stesso.
Dal menu a discesa, puoi modificare quanta potenza hanno gli utenti condivisi sul file quando selezioni una di queste opzioni:
- off: La condivisione è disabilitata. Se in precedenza hai condiviso un link con altri, non funzionerà più e revoca tutte le autorizzazioni che avevano una volta.
- Chiunque abbia il link può modificare: Fornisce agli utenti condivisi pieno accesso in lettura / scrittura. Tuttavia, non possono ancora eliminarlo dal tuo Drive: questo è solo per il contenuto del file.
- Chiunque abbia il link può commentare: Consente agli utenti condivisi di lasciare commenti, se lo si desidera, questo è ottimo per i progetti di gruppo.
- Chiunque abbia il link può visualizzare: Gli utenti condivisi possono visualizzare il file, ma non possono modificarlo in alcun modo. Questa è l'azione predefinita quando condividi un file e l'opzione migliore se stai provando a condividere un file per il download.
Puoi fare molto di più con questi link condivisibili, che funzionano anche con altri file di Drive e su dispositivi mobili. Per uno sguardo più approfondito su come funzionano questi link e su come generarli, dai un'occhiata al nostro post.
RELAZIONATO: Come creare collegamenti di download condivisibili per file su Google Drive
Proteggi le celle nei fogli condivisi dalla modifica
La possibilità di condividere e collaborare ai documenti con Fogli Google è una delle migliori funzioni, senza dubbio. Tuttavia, a volte vuoi mantenere l'integrità di alcune cellule e impedire a chiunque cerchi di modificarle. Pertanto, se hai condiviso un foglio di lavoro con un gruppo di persone ma desideri impedire loro di poter modificare celle specifiche nel file, allora potresti voler revocare il loro accesso ad esse.
Evidenzia tutte le celle che desideri proteggere, quindi fai clic su Dati> Proteggi fogli e intervalli dalla barra degli strumenti.
Il riquadro Fogli e intervalli protetti viene visualizzato sulla destra. Qui puoi inserire una breve descrizione e quindi fare clic su “Imposta autorizzazioni” per personalizzare le autorizzazioni di protezione della cella.
Per impostazione predefinita, chiunque abbia già l'autorizzazione a modificare il documento è autorizzato a modificare ogni cella della pagina. Fai clic sul menu a discesa in “Limita chi può modificare questo intervallo”, quindi fai clic su “Personalizzato” per impostare chi è autorizzato a modificare le celle selezionate.
Nell'elenco delle persone che possono modificare, tutte le persone con cui hai condiviso le autorizzazioni di modifica sono già selezionate per impostazione predefinita. Deseleziona chiunque non desideri poter modificare le celle selezionate, quindi fai clic su “Fine”.
Ogni volta che qualcuno cerca di alterare o modificare le celle che hai appena protetto, viene visualizzato un messaggio che le informa che le celle / il foglio
Vuoi solo visualizzare un avviso prima che qualcuno modifichi le celle o forse proteggere un intero foglio di calcolo? Controlla il nostro post per maggiori dettagli.
RELAZIONATO: Come proteggere le celle dalla modifica in Fogli Google
Come visualizzare tutte le modifiche recenti a un documento
Quando condividi documenti con altri, è difficile tenere traccia di tutti i piccoli cambiamenti che si verificano se non sei presente. Per questo, c'è una cronologia delle revisioni. Fogli Google tiene traccia di tutte le modifiche che si verificano in un documento e le raggruppa in punti, mantenendo il disordine. È anche possibile ripristinare un file in una delle versioni precedenti elencate nella cronologia con un clic del mouse.
È possibile visualizzare un elenco di tutte le modifiche recenti facendo clic su File> Cronologia versioni> Vedi cronologia versioni.
Le modifiche apportate da ciascun membro del team sono di colori diversi, per cui è facile tenere traccia di chi ha fatto cosa mentre non stavi guardando.
RELAZIONATO: Come visualizzare le modifiche recenti al file di Documenti, Fogli o Presentazioni di Google
Come utilizzare Fogli Google offline
Che cosa succede se devi accedere a Fogli Google ma non hai una connessione Internet? Sebbene Sheets sia un prodotto basato sul Web, ciò non significa che non puoi utilizzarlo offline. Devi scaricare un'estensione per Chrome e assicurarti di abilitare il file per l'utilizzo offline in anticipo. Eventuali modifiche apportate al file si aggiornano alla successiva connessione a Internet.
Dopo aver scaricato l'estensione ufficiale per Chrome, vai alla home page di Fogli Google e nell'angolo in alto a sinistra, fai clic sul menu Hamburger> Impostazioni. Una volta qui, attiva “Offline” in posizione On, quindi fai clic su “OK”.
Per risparmiare spazio di archiviazione sul tuo computer locale, Google scarica e rende offline solo i file a cui hai avuto accesso più di recente. Per abilitare manualmente un file, fai clic sull'icona con tre punti, quindi imposta “Disponibile offline” su Attivo.
RELAZIONATO: Come utilizzare Google Documenti offline
Traduci le parole direttamente in Fogli Google
Devi tradurre parole o frasi da una lingua all'altra senza uscire dalla pagina? Bene, esiste una formula speciale che puoi utilizzare per tradurre singole parole, o anche un gruppo di esse, direttamente nelle celle di Fogli Google. La formula è simile alla seguente:
=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “target language”)
Quando si desidera tradurre il testo nel documento, è possibile digitare le parole da tradurre direttamente nella formula o digitare la cella contenente la parola / frase da tradurre. Qui facciamo riferimento al testo nella cella A2, specificiamo la lingua di input come inglese (en) e l'output come cinese (zh), quindi premi Invio e guardalo fare la sua cosa.
Se hai un elenco di parole in una singola colonna, tutto ciò che devi fare è selezionare la cella che contiene la formula, quindi trascinare il quadrato blu verso il basso sulla riga desiderata.
Se hai mai usato Google Translate prima, sai che non è preciso al 100% delle volte, ma funziona bene come soluzione affidabile per parole e frasi comuni.
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Automatizza le attività noiose con le macro
Fogli Google ti consente di automatizzare le attività ripetitive con una specifica sequenza di istruzioni per aumentare la produttività all'interno dei tuoi fogli di calcolo. Quando fai clic su “Registra”, Fogli crea uno script con tutto il codice per replicare passaggi noiosi e monotoni.
Quando registri una macro in Fogli Google, viene automaticamente creato uno script di app con tutto il codice per replicare le tue azioni. Ciò significa che puoi creare macro complesse senza sapere come scrivere il codice. La prossima volta che lo avvii, Sheets farà tutto ciò che hai fatto quando hai registrato la macro. In sostanza, stai insegnando a Fogli Google come manipolare un documento a tuo piacimento con un solo comando.
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Ecco alcuni esempi della sua potente funzionalità:
- Applica formattazione e stili.
- Crea fogli di calcolo completamente nuovi.
- Utilizza qualsiasi funzione, barra degli strumenti, menu o funzionalità di Fogli Google.
Il cielo è il limite.
Per iniziare, avvia un foglio di Google e fai clic su Strumenti> Macro> Registra macro.
Questo apre il menu di registrazione nella parte inferiore della finestra, con due opzioni per catturare le tue azioni:
- Riferimenti assoluti: La macro eseguirà attività solo sulle celle esatte che registri. Se corsivi la cella B1 in corsivo, la macro sarà sempre e solo in corsivo B1, indipendentemente dalla cella su cui hai fatto clic.
- Riferimenti relativi: La macro eseguirà attività sulle celle selezionate, indipendentemente da dove si trovano nel foglio. Se in corsivo B1 e C1, è possibile riutilizzare la stessa macro per mettere in corsivo le celle D1 ed E1 in un secondo momento.
Selezionare se si desidera un riferimento assoluto o relativo, quindi è possibile iniziare a fare clic, formattare e insegnare a Fogli l'ordine in cui si desidera replicare queste azioni.
Ora puoi iniziare a spostare celle, applicare formati, creare funzioni, ecc.
Dopo aver acquisito tutte le azioni per questa macro, fai clic su “Salva”.
Inserisci un nome per la tua macro. Google ti consente anche di creare scorciatoie per un massimo di macro dieci. Se si desidera associare una macro a una scorciatoia da tastiera, immettere un numero compreso tra 0 e 9 nello spazio fornito. Al termine, fai clic su “Salva”.
Se è necessario modificare il nome o il collegamento della macro, è possibile modificare una macro facendo clic su Strumenti> Macro> Gestisci macro.
Dalla finestra che si apre, modifica come desiderato, quindi fai clic su “Aggiorna”.
Alla successiva pressione del collegamento associato alla macro, verrà eseguito senza dover aprire il menu macro dalla barra degli strumenti.
Se la tua macro è un riferimento assoluto, puoi eseguirla premendo la scorciatoia da tastiera o vai su Strumenti> Macro> La tua macro e quindi fai clic sull'opzione appropriata.
Altrimenti, se la tua macro è un riferimento relativo, evidenzia le celle nel foglio di calcolo su cui desideri eseguire la macro e premi il collegamento corrispondente o fai clic su di essa da Strumenti> Macro> La tua macro.
Anche se questo dovrebbe farti iniziare, abbiamo un approfondimento sull'uso delle macro di Fogli Google se desideri maggiori informazioni.
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Rimuovi duplicati
Devi rimuovere un sacco di voci duplicate nel tuo foglio di calcolo? Non è affatto un problema con la funzione integrata di Fogli Google che fa proprio questo. Rimuovi facilmente i valori duplicati dal foglio di calcolo senza dover scrivere uno script o farlo manualmente da solo.
Evidenzia la tabella / celle che contengono i duplicati che desideri rimuovere, quindi fai clic su Dati> Rimuovi duplicati. Se i dati hanno una riga di intestazione, assicurati di selezionare la casella “I dati hanno una riga di intestazione”, quindi fai clic su “Rimuovi duplicati”.
I migliori componenti aggiuntivi di Fogli Google
Ora che hai imparato tutte le nozioni di base su Fogli Google, puoi diventare un vero utente esperto con l'aggiunta di componenti aggiuntivi. I componenti aggiuntivi sono molto simili alle estensioni per i browser Web, ma sono specifici per Fogli Google e ti consentono di ottenere funzionalità aggiuntive da sviluppatori di terze parti. Puoi installare strumenti per trovare fatti e calcolare formule automaticamente, consegnare documenti agli studenti, generare rapporti commerciali e persino inviare e-mail direttamente da un documento.
Se stai cercando alcuni dei migliori componenti aggiuntivi per iniziare, abbiamo coperto.
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