Microsoft ha ritenuto che fossero utili quando hanno impostato le notifiche per la nuova e-mail. Tuttavia, una raffica costante di notifiche può anche interrompere il tuo flusso di pensieri. Puoi disattivare completamente le notifiche o, ancora meglio, puoi configurare Outlook in modo che ti avvisi solo su e-mail importanti.
Come creare una regola semplice
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Se devi rispondere a determinate persone, ad esempio clienti, il tuo capo o i tuoi familiari, puoi utilizzare le Regole in Outlook per ricevere notifiche solo su determinati messaggi. Ecco come impostare una regola che mostra solo le notifiche email da un determinato mittente.
Il modo più semplice per impostare questa regola è trovare un'email da quella persona. Per questo esempio, imposterò una regola per avvisarmi quando ricevo un'email dal mio capo, perché le email del tuo capo sono sempre importanti, giusto? Quindi, fare clic con il tasto destro del mouse sull'e-mail dall'editore capo di How-To Geek, Whitson Gordon, e selezionare “Regole”, quindi “Crea regola” dal menu a comparsa.
Nella finestra di dialogo “Crea regola”, selezionare le condizioni in cui si desidera ricevere le notifiche sulla nuova e-mail. Desidero ricevere notifiche immediate sulle e-mail ricevute da Whitson, quindi seleziono la prima casella di controllo.
Seleziono anche la casella di controllo “Inviata a” e mi assicuro che il mio nome sia selezionato dall'elenco a discesa, quindi riceverò notifiche per le email inviate da Whitson direttamente a me. Se non desideri ricevere notifiche relative alle email in cui sei in CC o a uno dei numerosi destinatari, seleziona “Solo io” dall'elenco a discesa “Inviata a”. Fai clic su “OK” dopo aver fatto le tue scelte.
Viene visualizzata una finestra di dialogo “Esito positivo” con l'opzione “Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti nella cartella corrente”. Fai clic su “OK”. Voglio scoprire quali e-mail sono nella mia posta in arrivo da Whitson, quindi seleziono la casella di controllo.
Viene visualizzata la finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta”, che richiede un'azione immediata. Al momento ho solo un'e-mail di Whitson nella mia casella di posta, quindi questa è l'unica elencata in questa finestra di dialogo. Tuttavia, se ci fossero più e-mail da Whitson, verrebbero tutti elencati qui. Se si desidera visualizzare un'e-mail direttamente da questa finestra di dialogo, selezionare l'e-mail da visualizzare e fare clic su “Apri elemento”. Fai clic su “Chiudi” per chiudere la finestra di dialogo.
La finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta” rimane aperta finché non si fa clic su “Chiudi”, anche quando si apre un messaggio di posta elettronica dalla finestra di dialogo e quindi si chiude il messaggio.
Come creare regole più avanzate
Durante la creazione di regole, è possibile selezionare opzioni aggiuntive più specifiche di quelle disponibili nella finestra di dialogo principale “Crea regola”. Per fare ciò, aprire la finestra di dialogo “Crea regola”, come descritto in precedenza in questo articolo. Quindi fare clic su “Opzioni avanzate”.
La prima schermata della finestra di dialogo “Procedura guidata regole” visualizza un elenco di condizioni dettagliate da controllare. Selezionare le caselle di controllo per le condizioni che si desidera controllare per le notifiche e-mail. Desidero ricevere notifiche quando ricevo e-mail da Whitson inviate solo a me, quindi seleziono tali condizioni.
Il testo sottolineato blu sono collegamenti su cui fai clic per specificare i valori che desideri verificare in quella condizione. Una volta selezionata quella condizione, fare clic sul collegamento blu su quella condizione nella casella “Passaggio 2” per modificare i valori.
Dopo aver selezionato le condizioni che si desidera verificare, fare clic su “Avanti”.
Ora, seleziona le opzioni per indicare cosa dovrebbe essere fatto con un messaggio che ricevi che corrisponde alle condizioni selezionate. Puoi fare cose come spostare il messaggio in una cartella specifica, inoltrarlo a una o più persone, rispondere usando un modello o contrassegnarlo come letto. Voglio ricevere un avviso sul desktop quando ricevo un messaggio e-mail da Whitson, quindi seleziono l'ultima opzione nell'elenco, “visualizza un avviso sul desktop”. Dopo aver selezionato ciò che desideri venga fatto con il messaggio, fai clic su “Avanti”.
La schermata successiva fornisce opzioni per impostare eccezioni alla regola, ad esempio se non si desidera ricevere una notifica se il messaggio è un invito o un aggiornamento alla riunione. Scegli le eccezioni che desideri applicare alla tua regola e fai clic su “Avanti”. Non voglio alcuna eccezione, quindi faccio semplicemente clic su “Avanti” per saltare questa schermata.
L'ultima schermata consente di specificare un nome per la regola e di impostare alcune opzioni per la regola, tra cui una per “Attivare questa regola” immediatamente. Se desideri eseguire la regola immediatamente sui messaggi già nella posta in arrivo, seleziona “Esegui ora questa regola sui messaggi già in” Posta in arrivo “.
Rivedi la descrizione della regola in “Passaggio 3” e fai clic su “Fine” quando hai finito.
Ora, quando ricevo un'email da Whitson, sul desktop di Windows viene visualizzato un avviso desktop. Nota che questo è diverso dalla finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta”, invece, è una notifica nativa di Windows. Se preferisci questo stile di notifica, dovrai passare attraverso “Opzioni avanzate” per ogni regola che crei “.
Come modificare le tue regole
Modificare, eliminare o persino disattivare temporaneamente le regole è facile. Voglio modificare la mia regola per visualizzare la finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta” anziché un “Avviso desktop”. Per fare ciò, faccio clic sulla scheda “Home”.
Fai clic sul pulsante “Regole” nella sezione “Sposta” e seleziona “Gestisci regole e avvisi” dal menu a discesa.
Viene visualizzata la finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Nella scheda “Regole e-mail”, fai clic su “Modifica regola” e seleziona “Modifica impostazioni regola” dal menu a discesa.
Come discusso in precedenza, la prima schermata della “Procedura guidata regole” visualizza un elenco di condizioni che è possibile verificare sui messaggi di posta elettronica in arrivo. Le selezioni effettuate la prima volta che ho impostato la regola vengono visualizzati nella parte superiore dell'elenco e la descrizione con le impostazioni correnti viene visualizzata nella casella in “Passaggio 2”. Non voglio cambiare le condizioni, quindi faccio clic su “Avanti”. Se si desidera modificare le condizioni della regola, apportare le modifiche e quindi fare clic su “Avanti”.
Nella schermata che elenca le azioni da intraprendere sui messaggi di posta elettronica in arrivo (a seconda delle condizioni), disabilito l'opzione “Visualizza un avviso desktop”, che viene visualizzato nella parte superiore dell'elenco, quindi fare clic su “Avanti”.
Supponiamo che tu voglia visualizzare invece la finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta” più diretta. Scorri verso il basso fino alla fine dell'elenco delle azioni e seleziona la casella di controllo “visualizza un messaggio specifico nella finestra Avviso nuovo elemento”. Per personalizzare il messaggio che viene visualizzato nella finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta”, fare clic sul collegamento “un messaggio specifico” nella casella sotto “Passaggio 2”.
Nella finestra di dialogo “Messaggio di avviso”, immettere un messaggio da visualizzare nella finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta” e fare clic su “OK”.
Se si desidera aggiungere o rimuovere eventuali eccezioni, fare clic su “Avanti” per accedere all'elenco delle eccezioni e apportare le modifiche. Per modificare il nome della regola o modificare altre opzioni nell'ultima schermata della “Procedura guidata regole”, fare di nuovo clic su “Avanti” nella schermata delle eccezioni. Non voglio cambiare nient'altro, quindi faccio clic su “Fine” nella schermata delle azioni per accettare le mie modifiche e chiudere la “Procedura guidata regole”.
Sei tornato alla finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Fai clic su “OK” per chiuderlo. Per eseguire immediatamente la regola, fai clic su “Esegui regole ora” nella parte superiore della scheda “Regole e-mail”.
Nella finestra di dialogo “Esegui regole ora”, nella casella “Seleziona regole da eseguire”, selezionare la casella di controllo per la regola che si desidera eseguire e fare clic su “Esegui ora”.
NOTA: una volta eseguita la regola, la finestra di dialogo “Esegui regole ora” non si chiude automaticamente. È necessario fare clic su “Chiudi” per chiuderlo. Anche la finestra di dialogo “Regole e avvisi” non si chiude automaticamente, quindi fai clic su “OK” per chiuderla.
Viene visualizzata la finestra di dialogo “Nuovi avvisi di posta” con il messaggio personalizzato in alto.
La funzionalità Regole in Outlook offre molte opzioni per la gestione automatica dei messaggi di posta elettronica. È possibile spostare messaggi specifici in cartelle specifiche, eseguire azioni sui messaggi di posta elettronica con un determinato testo nella riga dell'oggetto o persino eliminare automaticamente i messaggi in base a determinate condizioni. Inizialmente le Regole di Outlook possono sembrare travolgenti a causa di tutte le opzioni disponibili. Tuttavia, se sai come vuoi gestire determinati messaggi email, non è così difficile creare e gestire le tue regole.
