Come esportare e importare le regole in Outlook

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Se hai utilizzato Outlook per un periodo di tempo significativo, probabilmente hai impostato alcune regole per aiutarti a gestire la tua ondata di email marea. Se hai un nuovo computer o stai reinstallando Windows, non è necessario configurarli di nuovo, basta esportarli.

Una regola in Outlook è una serie di passaggi configurati che eseguono automaticamente azioni specifiche sui messaggi e-mail man mano che vengono ricevuti. Ad esempio, è possibile visualizzare automaticamente una notifica quando si ricevono e-mail importanti, spostare e-mail simili in una cartella specifica o contrassegnare un messaggio per il follow-up in un momento specifico.

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Per fortuna, Outlook ha un modo per eseguire il backup di queste regole. Ciò è utile se è necessario reinstallare Windows, impostare Outlook su un nuovo computer o condividere le regole con altre persone.

Come esportare le regole di Outlook

Per iniziare, assicurati che la scheda “Home” sia attiva. Nella sezione “Sposta”, fai clic su “Regole” e seleziona “Gestisci regole e avvisi” dal menu a discesa.

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NOTA: è inoltre possibile accedere alle regole e agli avvisi facendo clic sulla scheda “File” e quindi facendo clic sul pulsante “Gestisci regole e avvisi” nella schermata “Informazioni sull'account”.

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Viene visualizzata la finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Nella scheda “Regole email”, fai clic su “Opzioni” sulla barra degli strumenti sopra l'elenco delle regole che hai creato.

NOTA: verrà eseguito il backup di tutte le regole elencate qui, non solo delle regole selezionate.

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Nella finestra di dialogo “Opzioni”, fai clic su “Esporta regole”.

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Viene visualizzata la finestra di dialogo “Salva regole esportate come”. Passare alla cartella in cui si desidera salvare il file di backup delle regole. Inserisci un nome per il tuo file di backup nella casella di modifica “Nome file”. Il tipo di “Regole della procedura guidata regole (* .rwz)” è selezionato per impostazione predefinita nell'elenco a discesa “Salva come tipo” e l'estensione .rwz viene aggiunta automaticamente al file. Se condividi le tue regole con altre persone che utilizzano la stessa versione di Outlook, fai clic su “Salva”. Se condividi il tuo file delle regole con qualcuno che utilizza una versione precedente di Outlook, devi selezionare un diverso tipo di file delle regole prima di salvare il file, come discusso di seguito.

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Oltre al formato del file delle regole per la versione corrente di Outlook, l'elenco a discesa “Salva come tipo” fornisce tre formati aggiuntivi per il file delle regole, per le persone che utilizzano ancora Outlook 2002, 2000 o 98. Selezionare uno dei quelle opzioni necessarie, quindi fare clic su “OK” per salvare il file delle regole.

NOTA: se condividi le tue regole con più persone utilizzando diverse versioni precedenti di Outlook, seleziona la versione più vecchia, poiché i file delle regole più vecchi possono sempre essere aperti nelle versioni più recenti di Outlook.

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Dopo aver esportato il file delle regole, fai clic su “OK” nelle finestre di dialogo “Opzioni” e “Regole e avvisi” per tornare alla schermata principale di Posta (o alla schermata “Informazioni sull'account”, a seconda di dove hai iniziato).

Ora puoi eseguire il backup del file .rwz risultante su qualsiasi unità esterna o di rete o condividerlo con altre persone.

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Come importare le regole di Outlook

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Ora, supponiamo che tu abbia configurato il tuo nuovo computer, installato Office, importato il file di dati di Outlook di cui hai eseguito il backup (le regole non vengono salvate nei file di dati di Outlook) dal tuo vecchio computer e sei pronto a controllare la posta elettronica. Importiamo le regole create e di cui è stato eseguito il backup, in modo che Outlook possa agire automaticamente sull'email non appena viene visualizzata. Apri la finestra di dialogo “Regole e avvisi” in uno dei due modi in cui abbiamo discusso in precedenza. Si noti che l'elenco delle regole è vuoto. Per risolvere il problema e importare le regole, fai clic su “Opzioni”.

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Nella finestra di dialogo “Opzioni”, fai clic su “Importa regole”.

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Viene visualizzata la finestra di dialogo “Importa regole da”. Passare alla cartella in cui è stato salvato il file di backup delle regole, selezionare il file .rwz, quindi fare clic su “Apri”.

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Noterai che l'elenco delle regole nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”, dietro la finestra di dialogo “Opzioni” ancora aperta, si riempie con le tue regole personalizzate. Fare clic su “OK” nella finestra di dialogo “Opzioni” per chiuderlo e tornare alla finestra di dialogo “Regole e avvisi”.

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Se hai controllato l'e-mail prima di importare le tue regole, puoi eseguire ora le regole sull'e-mail che hai già ricevuto. Per fare ciò, fai clic su “Esegui regole ora” sulla barra degli strumenti sopra l'elenco delle regole nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”.

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Nella finestra di dialogo “Esegui regole ora”, selezionare le regole che si desidera eseguire e fare clic su “Esegui ora”. Una volta eseguite le regole, fai clic su “Chiudi”, quindi fai clic su “OK” nella finestra di dialogo “Regole e avvisi” per chiuderla. Ora, le tue regole verranno eseguite automaticamente, controllando le email che ricevi ed eseguendo le azioni che hai specificato, tutte dietro le quinte.

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NOTA: alcune regole potrebbero non funzionare su altri computer se sono presenti cartelle, persone, ecc. Specifiche utilizzate nelle regole create sul computer originale, ma non sono disponibili su altri computer.