Quando apporti una modifica a un documento di Google Documenti, viene salvata una copia della versione precedente. Ciò ti consente di annullare le modifiche, ma se preferisci, puoi nascondere o eliminare la cronologia delle versioni. Ecco come.
Nascondi la cronologia delle versioni di un documento di Google Documenti
Sfortunatamente, non è possibile nascondere completamente la cronologia delle versioni da altri editor di documenti o collaboratori senza prima eseguire una copia del file. Se desideri limitare l’accesso alla cronologia delle versioni senza farlo, tuttavia, dovrai limitare l’accesso alla modalità di sola visualizzazione.
Gli utenti con accesso di sola visualizzazione a un documento di Google Documenti possono visualizzare la copia corrente, ma non possono vedere la cronologia delle versioni o ripristinare le modifiche. Per impostare il documento in modalità di sola visualizzazione, apri il documento e fai clic sul pulsante “Condividi” nell’angolo in alto a destra.
Nella finestra delle impostazioni di condivisione, invita un altro utente a visualizzare il tuo file digitando il suo indirizzo email nella casella “Aggiungi persone e gruppi”.
Una volta inserito l’indirizzo e-mail, la casella delle opzioni di condivisione si aggiornerà.
Seleziona “Visualizzatore” dal menu a tendina, digita un messaggio da aggiungere all’invito (inviato tramite email per avvisare l’utente) nella casella “Messaggio”, quindi seleziona “Invia” per inviare l’invito.
In alternativa, fai clic sull’opzione “Cambia con chiunque abbia il link”. Ciò consentirà a chiunque disponga dell’URL del documento di accedere al documento.
Per garantire l’accesso di sola visualizzazione, seleziona “Visualizzatore” dal menu a discesa. Per copiare il collegamento negli appunti, seleziona l’opzione “Copia collegamento”.
Fare clic su “Fine” per salvare le nuove impostazioni.
Con l’accesso di sola visualizzazione abilitato, chiunque abbia il collegamento al documento (o un invito diretto a visualizzare il documento) sarà in grado di visualizzare il contenuto del file, ma non sarà in grado di visualizzare la cronologia delle versioni.
Eliminare una cronologia delle versioni di un documento di Google Documenti
Se desideri cancellare completamente la cronologia delle versioni di un documento di Google Documenti, dovrai crearne una copia. Ciò rimuoverà le versioni precedenti e salvate del file, lasciando solo la versione corrente disponibile per eventuali visualizzatori ed editor.
Da una cartella di Google Drive
Per fare ciò, apri la cartella di Google Drive contenente il tuo documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento, quindi selezionare l’opzione “Fai una copia”.
Una copia del documento (con “Copia di” aggiunta al nome del file) apparirà nella cartella dei documenti.
Nel documento di Google Documenti
Puoi anche fare una copia direttamente nel tuo documento Google Docs. Per fare ciò, apri il documento e seleziona File > Crea una copia per duplicare il documento.
Una volta confermate le opzioni, una copia del file apparirà nella cartella documenti che hai selezionato.
Utilizzo del menu Cronologia versioni
Se desideri copiare una determinata versione di un documento ed eliminare tutte le altre versioni, inizia aprendo il documento di Google Documenti. Quindi, fai clic su File > Cronologia delle versioni > Visualizza cronologia delle versioni per visualizzare la cronologia delle versioni per il tuo documento.
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In alternativa, seleziona il collegamento “Ultima modifica”, visibile accanto all’opzione “Aiuto”. Questo sarà visibile solo per gli utenti con accesso “Editor” a un documento.
Nel menu “Cronologia versioni”, fai clic sull’icona del menu a tre punti accanto a una voce nel pannello sul lato destro.
Dal menu a discesa, seleziona l’opzione “Crea una copia”.
Nel menu “Copia versione”, conferma dove desideri salvare il file copiato e fornisci un nuovo nome file.
Seleziona la casella di controllo “Condividi con le stesse persone” per condividere il file con gli stessi utenti (se lo desideri). Fare clic su “OK” per eseguire la copia.
La versione del file copiato verrà salvata nella cartella selezionata.
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