Outlook ti consente di applicare una firma predefinita a nuovi messaggi, risposte e inoltri: puoi persino avere firme predefinite diverse per nuovi messaggi e risposte / inoltri. Puoi anche creare firme aggiuntive che puoi applicare a qualsiasi messaggio al volo. Ecco come funzionano.
Una firma di posta elettronica è un modo utile per includere informazioni su chi sei, cosa fai e come contattarti. In molte aziende, è un requisito e la tua firma potrebbe essere stata impostata per te prima di aderire.
Tuttavia, Outlook non fornisce una firma predefinita pronta all'uso, quindi se la tua azienda non ne ha creata una per te o se hai installato Outlook sul tuo computer di casa, devi crearne una tu stesso. Per fare ciò, fare clic su File> Opzioni> Posta e quindi premere il pulsante “Firme”.
Questo apre la finestra Firme e elementi decorativi, in cui è possibile aggiungere, modificare ed eliminare le firme. Per aggiungere una nuova firma, fai clic su “Nuovo”.
Assegna un nome alla tua nuova firma e fai clic su “OK”.
La tua nuova firma verrà visualizzata nell'elenco delle firme e puoi aggiungere il contenuto della firma nell'area “Modifica firma”.
È disponibile una gamma completa di strumenti di formattazione, inclusa la possibilità di inserire immagini, collegamenti ipertestuali e biglietti da visita dai contatti.
Puoi usare questi strumenti di formattazione per aggiungere ogni tipo di informazione, ma per una firma formale dovresti probabilmente includere almeno quanto segue:
- Il tuo nome completo
- Il tuo numero di telefono (telefono fisso E cellulare)
- Il tuo indirizzo di posta elettronica
- Il sito web della tua azienda
Se stai creando una firma per te stesso, dipende da te ciò che hai inserito. Se stai impostando una firma per un indirizzo email aziendale, probabilmente vale la pena verificare se c'è qualcosa di specifico che dovresti includere.
Dopo aver impostato la firma nel modo desiderato, è tempo di renderla predefinita. Innanzitutto, seleziona la cassetta postale corretta (se hai impostato Outlook per accedere a più di una cassetta postale), quindi scegli una firma per “Nuovi messaggi” e una firma anche per “Risposte / Inoltri”.
Inoltre, non è necessario disporre di una firma predefinita. Se preferisci iniziare senza firma, seleziona “(nessuno)” in entrambi i menu a discesa.
Puoi creare tutte le firme che desideri, entro limiti ragionevoli: abbiamo creato 15 firme distinte senza problemi. Esistono prove aneddotiche che il numero massimo di firme che è possibile utilizzare sia 128, ma non è possibile trovare una verifica di ciò, ed è improbabile che la maggior parte delle persone incontrerebbe mai questo problema.
Quando crei un nuovo messaggio o rispondi / inoltri a un messaggio esistente, Outlook applicherà la firma predefinita che hai scelto. Ma puoi sceglierne uno diverso facendo clic su Messaggio> Firma e quindi scegliendo quello che desideri.
La scelta di una nuova firma sostituirà la firma predefinita. Se hai selezionato “(nessuno)” come predefinito, Outlook aggiunge la firma in fondo alla sezione e-mail.
