Microsoft OneNote 2016 è un ottimo strumento gratuito per prendere appunti, non solo per te stesso, ma anche se vuoi collaborare su note e progetti con altri, come colleghi o familiari. Ti mostreremo alcuni modi in cui puoi condividere i tuoi blocchi appunti di OneNote.
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Per condividere note e blocchi appunti in OneNote 2016 con altri, assicurati che il blocco appunti sia sincronizzato con il tuo account OneDrive online, in modo che altri possano accedervi. Questo lo sincronizzerà con Internet, ma non lo renderà automaticamente disponibile per gli altri. Per fare ciò, è necessario condividerlo manualmente con altri in modo che possano visualizzarlo e, se lo si desidera, modificarlo.
Per accedere ai vari strumenti per la condivisione di note e blocchi note in OneNote 2016, fare clic sulla scheda “File”.
Nella schermata del backstage, fai clic su “Condividi” nell'elenco degli elementi a sinistra.
Come condividere un notebook con qualcuno tramite e-mail
Puoi invitare le persone a visualizzare o modificare il tuo blocco note inviando loro un'email tramite l'opzione Condividi con le persone nella schermata Condividi blocco appunti. Solo le persone che inviti specificamente potranno accedere al tuo notebook. L'opzione Condividi con persone è l'impostazione predefinita, quindi è selezionata automaticamente nella schermata Condividi blocco appunti.
Inserisci un nome o un indirizzo e-mail nella casella “Digita nomi o indirizzi e-mail”. Se inserisci un nome che si trova nella tua rubrica di Outlook, ti verranno richiesti contatti che corrispondono al nome o all'indirizzo email che hai iniziato a digitare, in modo da poter scegliere facilmente la persona che desideri. Puoi anche fare clic sul pulsante “Cerca nella Rubrica per i contatti” a destra della casella Digita nomi o indirizzi email. Per condividere il tuo blocco note con più persone, inserisci un punto e virgola tra ciascun indirizzo email.
Quando condividi un blocco note con altri, puoi scegliere di consentire loro di visualizzarlo o di modificarlo. Per specificare se possono modificare il blocco note, selezionare “Può modificare” o “Può visualizzare” dall'elenco a discesa a destra della casella Digita nomi o indirizzi e-mail.
Se desideri includere un messaggio per i destinatari e-mail, inserisci una nota nella casella sotto l'indirizzo e-mail.
Fai clic su “Condividi” per inviare un link alle persone con cui hai scelto di condividere il blocco note.
La persona con cui hai condiviso il blocco note viene aggiunta all'elenco Condiviso con nella parte inferiore dello schermo.
Se decidi di revocare l'accesso per qualcuno con cui hai condiviso un blocco note, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla persona nell'elenco Condiviso con e seleziona “Rimuovi utente” dal menu a comparsa. Puoi anche cambiare l'autorizzazione per quella persona in questo menu.
Le persone a cui hai inviato gli inviti riceveranno un'email contenente un pulsante “Visualizza in OneDrive”.
Quando fanno clic sul pulsante Visualizza in OneDrive nel messaggio e-mail, il blocco note si apre in OneNote Online, dove possono visualizzare e modificare, a seconda dell'autorizzazione impostata per loro.
Se si consente alle persone con cui si è condiviso il blocco note di modificarlo, il pulsante “Modifica nel browser” è disponibile in OneNote Online.
Come condividere un notebook usando un collegamento
La condivisione di un blocco appunti OneNote tramite un collegamento è simile alla condivisione con le persone tramite e-mail. La differenza principale è che quando si condivide un blocco appunti con le persone tramite e-mail e si decide di revocare l'accesso al blocco appunti, è necessario rimuovere ciascun utente separatamente, come discusso nella sezione precedente. Tuttavia, la condivisione di un blocco note tramite un collegamento ti consente di revocare l'accesso a tutti coloro che hanno condiviso il blocco note con un clic.
Per ottenere un collegamento di condivisione, accedi alla schermata Condividi blocco appunti come discusso all'inizio dell'articolo. Fai clic su “Ottieni un link di condivisione” in Condividi.
Per ottenere un collegamento di condivisione che consentirà agli utenti di visualizzare il blocco note, ma non modificarlo, fare clic su “Crea collegamento” a destra di “Visualizza collegamento”.
Un collegamento viene visualizzato in una casella in Visualizza collegamento. Seleziona il testo del link e premi Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo.
Puoi inviare il link per e-mail alle persone con cui desideri condividere il blocco note. Puoi anche condividere il link con altri tramite social media, software di messaggistica istantanea, software di collaborazione, pubblicazione del link su un sito Web o qualsiasi altro metodo adatto a te.
Quando fanno clic sul collegamento nel messaggio di posta elettronica, il blocco note si apre in OneNote Online, proprio come quando abbiamo usato l'opzione Condividi con le persone nella sezione precedente. Si noti che poiché abbiamo condiviso il blocco note con un collegamento di visualizzazione, non è presente alcun pulsante Modifica nel browser e il blocco note non può essere modificato.
Se si desidera collaborare su un notebook con qualcuno e consentire loro di apportare modifiche al notebook, fare clic sul pulsante “Crea collegamento” a destra di “Modifica collegamento”.
Proprio come con il collegamento Visualizza, otterrai un collegamento che puoi copiare e inviare a qualcuno.
Per revocare l'accesso al notebook, è sufficiente fare clic sul pulsante “Disabilita collegamento” accanto al tipo di collegamento che si desidera interrompere la condivisione. Chiunque abbia quel link non sarà in grado di accedere al notebook.
Come condividere un blocco note in formato PDF
RELAZIONATO: Come esportare le note di OneNote 2016 in diversi formati di file
In entrambi i casi precedenti, le persone con cui condividi il notebook ottengono l'accesso all'intero notebook. Forse vuoi condividere solo una determinata sezione o solo alcune delle note nel quaderno. È possibile creare un file PDF contenente note, sezioni o l'intero blocco note e inviare tale file a chiunque desideri condividere il blocco note. Fare clic sul collegamento per istruzioni sull'esportazione di una nota in formato PDF.
Come condividere un blocco note con una riunione
Non devi più prendere appunti da solo durante le riunioni. È possibile condividere un blocco appunti OneNote con gli altri partecipanti alla riunione e fare in modo che anche loro prendano appunti. In questo modo, puoi essere sicuro di non perdere un elemento di azione importante o una decisione chiave presa durante la riunione.
Se si partecipa a una riunione online su Skype o Lync programmata utilizzando Outlook, è possibile condividere un blocco note con gli altri partecipanti alla riunione utilizzando l'opzione Condividi con riunione nella schermata Condividi blocco appunti. Dopo aver fatto clic sul pulsante “Condividi con riunione” e selezionato la riunione a cui stai partecipando, un collegamento al blocco note viene inviato a tutti i partecipanti alla riunione. Possono accedere al notebook e tutti possono aggiungere contemporaneamente al notebook.
È inoltre possibile utilizzare uno dei metodi discussi nelle sezioni precedenti per condividere un blocco appunti di OneNote con altri durante una riunione.
Come spostare un blocco appunti condiviso
Se hai condiviso un blocco note e ora devi spostarlo in un'altra posizione, puoi spostarlo, ma non è facile come selezionare una nuova posizione. Dovrai informare tutte le persone con cui hai condiviso il notebook e seguire questa procedura per spostare effettivamente il notebook in una nuova posizione.
RELAZIONATO: Come migrare da Evernote a OneNote
OneNote è un ottimo programma per raccogliere informazioni, fare brainstorming, condividere note con i tuoi amici o colleghi e per accedere a note e documenti su quasi tutti i dispositivi. Se hai utilizzato Evernote e desideri passare a OneNote a causa del piano gratuito più limitato o dei piani a pagamento più costosi, Microsoft ora offre uno strumento gratuito per migrare facilmente da Evernote a OneNote.
