Se si desidera recuperare una singola e-mail da un file di backup, importare l’intero file di e-mail in Outlook richiede molto tempo. Ecco come aprire un file PST in Microsoft Outlook e sfogliare i contenuti, non è necessaria alcuna importazione.
Il backup delle tue email in un file PST è un buon modo per creare un archivio email a lungo termine e risparmiare spazio nel tuo account email. Ma un potenziale svantaggio è che non è ovvio come accedere a una singola email in un file PST senza importare l’intero file.
Per fortuna, Outlook ti consente di aprire un file PST senza importarlo, così puoi sfogliare il contenuto come se fosse solo una cartella. Puoi leggere i messaggi, copiarli o spostarli nel tuo account, eliminare, rispondere, inoltrare, creare un’attività o una riunione e qualsiasi altra cosa tu possa fare con le e-mail tradizionali.
Innanzitutto, apri l’applicazione Microsoft Office, fai clic su “File”, quindi seleziona Apri ed esporta > Apri file di dati di Outlook.
Individua il file PST che desideri aprire e fai clic su “OK”.
Il PST apparirà nella parte inferiore del riquadro di navigazione come “File di dati di Outlook”.
Sfoglia le cartelle nel PST come qualsiasi altra cartella in Outlook. Puoi lasciare il file aperto per tutto il tempo che desideri, anche se chiudi e riapri Outlook. Ciò rende i file di backup molto utili per ridurre la quantità di e-mail nella posta in arrivo perché i messaggi nel file PST esistono solo in quel file, non nel tuo account online.
Qual è la differenza tra i file PST e OST di Outlook?
Se hai più file PST aperti o se vuoi ricordare a te stesso qual è il file, puoi cambiarne il nome dal “File di dati di Outlook” predefinito a qualcosa di più significativo
Fare clic con il pulsante destro del mouse su “File di dati di Outlook” e scegliere “Proprietà del file di dati” dal menu.
Fare clic sul pulsante “Avanzate”.
Cambia il campo “Nome” con un nome più significativo.
Questo non rinominerà il file PST, ma solo il nome visualizzato in Outlook.
Puoi anche proteggere con password il tuo file PST facendo clic su “Cambia password”.
Si aprirà la finestra di dialogo “Cambia password” in cui è possibile aggiungere una password. In questo modo, nessuno può aprire il file senza la tua password.
Daremo l’avvertenza standard qui: se perdi la password, perderai l’accesso al contenuto del PST, quindi assicurati di conservare la tua password in un posto sicuro, come un gestore di password.
Fare clic su “OK” nella finestra di dialogo “Cambia password”…
…e poi “OK” sui due pannelli successivi.
Il “File di dati di Outlook” verrà ora chiamato come lo hai rinominato.
Se non hai più bisogno di vedere il file PST, rimuoverlo è facile come aggiungerlo. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file e quindi selezionare “Chiudi [Folder Name].”
Microsoft Outlook ricorderà se hai cambiato il nome, quindi se chiudi il PST e lo riapri di nuovo in futuro, verrà visualizzato come il nome con cui lo hai modificato anziché “File di dati di Outlook”.
