Pochi servizi nel moderno flusso di lavoro digitale sono così ampiamente disponibili ma così ampiamente ignorati (o completamente maltrattati) come la funzione email CCC. Se sei colpevole di aver abusato o trascurato il suo potere (e ci sono buone probabilità che tu lo sia), è tempo di pentirti e, nel frattempo, ridurre lo spam e proteggere la privacy dei tuoi amici e della tua famiglia.
Che cos'è BCC e da dove proviene?
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Esistono tre spazi indirizzo in ogni client di posta elettronica: TO, CC e BCC, che corrispondono rispettivamente a “(consegna) a”, “copia carbone” e “copia carbone nascosta”. Queste denotazioni sono una riserva dal mondo che ha preceduto la posta elettronica: lettere fisiche e promemoria.
Nei promemoria aziendali della metà del secolo, ad esempio, ci sarebbe uno slot TO per il destinatario principale, uno slot CC per le persone che avevano bisogno di essere coinvolti nella comunicazione ma che non erano i destinatari primari e un terzo slot, BCC, per persone che avevano bisogno di partecipare anche alla comunicazione ma, per qualsiasi motivo, la loro identità sarebbe stata trattenuta dai memo distribuiti ai destinatari negli slot degli indirizzi TO e CC.
All'avvento della posta elettronica, le stesse convenzioni utilizzate nella posta cartacea e nei memo furono copiate, sia per familiarità che perché rimasero utili anche se il messaggio non era più copiato e consegnato fisicamente.
Se queste convenzioni esistevano da decenni prima dell'avvento della posta elettronica e hanno continuato ad esistere nel mezzo secolo o giù di lì, dove sorgono i problemi? Esistono due forme di uso improprio di BCC: copia di carbonio cieco passivo-aggressivo (la forma malvagia del problema) e trascuratezza nell'usare la copia di carbonio cieco per proteggere la privacy (disturbo che deriva dall'ignoranza). Diamo un'occhiata a come e perché evitarli.
Di 'no alla copia passiva-aggressiva di carbone cieco
L'uso peggiore della copia carbone nascosta è quello di irretire passivamente un collega in modo aggressivo. Questo tipo di abuso di BCC si manifesta quando i dipendenti ricorrono all'utilizzo della funzione BCC come un modo per indirizzare indirettamente sui loro colleghi, succhiare il loro capo o impegnarsi in altro modo in disfunzioni sul posto di lavoro.
Immagine gentilmente concessa da EC Comics.
Un dipendente, ad esempio, potrebbe inserire il proprio capo come destinatario BCC su un'e-mail che sta inviando a un altro dipendente in modo che il proprio capo veda che sta comunicando con l'altro dipendente o che l'altro dipendente non riesce a soddisfare una sorta di obbligo o Scadenza. Questo tipo di comunicazione segreto-scoiattolo è generalmente disapprovato sul posto di lavoro e non stiamo per approvare alcun tipo di comportamento che genera un ambiente di lavoro aggressivo meschino e passivo.
Il nostro unico consiglio in merito è: basta.
A meno che il dipartimento delle risorse umane o il capo espressamente viene da te e ti istruisce per comunicare con BCC, dovresti evitare la pratica.
Se le persone al di fuori della comunicazione primaria devono essere tenute in contatto, anche a livelli più alti, la migliore pratica è includerle come destinatari CC e informare i destinatari TO su chi è stato incluso e per quale motivo.
Questo non solo crea un dialogo più maturo sul posto di lavoro, ma ti aiuta anche a evitare un evento particolarmente imbarazzante: se il tuo capo o un altro destinatario del CCN utilizza la funzione di risposta di tutti, si smascherano efficacemente e rivelano di essere stati a conoscenza del contenuto dell'email precedente. Prova a spiegare quello al collega contro il quale stavi cospirando con il refrigeratore d'acqua.
Fortunatamente, il numero di persone che usano maliziosamente la funzione BCC è piccolo, il che ci porta a coloro che costituiscono la maggior parte degli abusi: gli inconsapevoli.
Amici non amici di copia carbone
Se la maggior parte delle persone non utilizza maliziosamente la funzione BCC come parte di una campagna di guerra psicologica contro i propri colleghi, dove ci lascia? Ci lascia con il milioni di persone che inconsapevolmente trascurano persino di utilizzare la funzione BCC in primo luogo.
Immagine gentilmente concessa dalla Denver Public Library, Western History Collection.
Perché la funzione BCC è così importante? Ti consente di inviare un'e-mail a qualcuno senza che quella persona veda tutti gli altri che ricevono l'email, salvaguardando efficacemente le loro informazioni private. Ecco un esempio di email forward, selezionato dai nostri archivi email:
Ogni sfocatura blu nell'immagine filtrata sulla privacy sopra è un indirizzo e-mail. Non solo c'erano oltre 40 indirizzi e-mail nell'elenco dei destinatari di inoltro in cui eravamo inclusi, ma ci sono due serie di blocchi di inoltro rimanenti nell'e-mail inoltrata (vista sopra) che includono rispettivamente 13 e 8 indirizzi e-mail. Ciò significa che ci sono oltre 60 indirizzi e-mail nel corpo completo dell'e-mail.
Ora, potresti chiederti “E allora? Cosa importa? ”Importa per diversi motivi. Innanzitutto, c'è il semplice problema della privacy e del trattamento della privacy delle persone nel tuo elenco di contatti (siano essi amici, familiari o colleghi di lavoro) rispettosamente. Va da sé che le persone che sparano in avanti e inviano e-mail di massa con dozzine di loro amici e collaboratori non si prendono il tempo di contattare personalmente ognuna di quelle dozzine di destinatari e chiedono se vorrebbero che le loro informazioni di contatto fossero condivise con tutti gli altri sul elenco dei destinatari. È assolutamente irrispettoso condividere le informazioni di contatto senza l'autorizzazione della persona in questione.
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Diventa ancora più irrispettoso e problematico quanto più diversificata è la folla di persone che sei email. Se stai inviando un'email a dieci persone in una piccola organizzazione civica che si conoscono già, il problema potrebbe essere controverso. Se sei un insegnante e stai inviando e-mail a decine (se non a centinaia) di studenti del materiale supplementare, improvvisamente stai condividendo le informazioni di contatto personali di molte persone con molte altre persone con cui potrebbero non voler condividere .
Peggio ancora, se qualcuno colpisce accidentalmente “Rispondi a tutti” a una delle email che invii con slot TO e CC completamente caricati, ogni singola persona nell'elenco destinatari originale riceve la risposta. Nella migliore delle ipotesi, è relativamente innocuo, ma sicuramente fa perdere tempo a tutti gli altri quando aprono l'e-mail per vedere le novità della discussione. Nel peggiore dei casi, come è successo più volte nelle aziende di tutto il mondo, l'e-mail può assumere una vita propria mentre centinaia di dipendenti rispondono, discutono e interagiscono in altro modo con l'e-mail. Una tale reazione a catena può estendersi a migliaia di e-mail e può persino generare guerre di fiamma (c'è stata una tale guerra di fiamma a Tandem Computers alla fine del 20 ° secolo che è durata per anni).
In secondo luogo, e di maggiore preoccupazione pratica per quelli di voi che potrebbero fregare di meno della buona etichetta e-mail e della protezione della privacy dei propri amici, questo tipo di e-mail in blocco crea inavvertitamente piccoli elenchi di indirizzi e-mail che possono essere raccolti da software dannoso e spammer. Se il tuo indirizzo email finisce con un enorme inoltro di email inviato in tutto il mondo proverbiale, puoi essere certo che da qualche parte lungo la linea finirai in un elenco di spam. Peggio ancora, se uno degli utenti che finisce con la tua email inoltrata seduto nelle viscere della sua posta in arrivo finisce per essere colpito da malware che si replica tramite gli elenchi di contatti e gli indirizzi di posta elettronica presenti nella posta in arrivo, probabilmente finirai con una email malevola trovandoti la strada.
Usare saggiamente BCC
Se ti trovi in quest'ultimo campo, coloro che ignorano la funzione BCC, probabilmente ti starai chiedendo cosa puoi fare per evitare i falsi passi di privacy e sicurezza che abbiamo descritto sopra. Non ti preoccupare, una volta che sei consapevole di quanto sia terribile ignorare la funzione BCC, diventa subito chiaro cosa devi fare per lavarti dai tuoi precedenti comportamenti di posta elettronica scadenti.
Innanzitutto, e soprattutto, ti chiedi “Devo davvero inviare questa e-mail a tutti nella mia lista dei contatti? Trenta di loro? Qualcuno di loro? ”La risposta a queste domande per la maggior parte delle e-mail è: No. No, non è necessario inviare una e-mail personale o inoltrarla a tutti nell'elenco dei contatti.
Secondo, quando tu fare ritrovati con un motivo legittimo per inviare per email un sacco di persone contemporaneamente. Ad esempio, stai passando a un nuovo provider di posta elettronica o desideri inviare il tuo nuovo indirizzo postale a un centinaio di amici e parenti, l'unica cosa appropriata da fare è inserire i loro indirizzi nello slot BCC. Questo assicura che tutti i mali dell'e-mail di massa TO / CC siano eliminati: gli indirizzi e-mail di tutti i destinatari sono tenuti privati, non vi è alcuna possibilità che un bot di spam o un pezzo di malware sul computer di un destinatario raccolga l'e-mail di un altro destinatario e se qualcuno di loro ha bisogno di risponderti per porre una domanda o tale, non farà saltare la sua domanda o commento a ogni altra persona.
BCC aumenta la privacy, aumenta la sicurezza e riduce il greggio della posta in arrivo che i tuoi amici e colleghi devono superare. Non c'è assolutamente alcun motivo per evitare di usarlo quando lo fai è semplice come mettere gli indirizzi in uno slot di indirizzo diverso.
