A volte, potresti voler copiare le tue e-mail inviate a un altro indirizzo senza che il destinatario lo sappia. In Microsoft Outlook, puoi impostare le regole per farlo. Ti guideremo attraverso il processo e condivideremo un avvertimento importante.
La maggior parte delle persone ha familiarità con l’opzione CC (copia per conoscenza) nel proprio programma di posta elettronica. Mettere in CC qualcuno significa che gli stai inviando una copia del messaggio. Gli altri destinatari possono anche vedere chi ha ricevuto CC.
C’è anche un’opzione BCC (copia per conoscenza nascosta). Chiunque tu BCC sarà nascosto agli altri destinatari, ma sarà in grado di vedere il mittente e i destinatari.
In Outlook, puoi aggiungere il campo BCC alle e-mail con un semplice interruttore. Per fare ciò, apri una nuova email, passa alla scheda “Opzioni”, quindi fai clic su “Ccn”. Ciò renderà visibile il campo “Ccn” su questa e tutte le nuove email. Per nasconderlo ancora una volta, fai clic su Opzioni> Ccn su qualsiasi nuova email.
Se desideri inviare in Ccn qualcuno a una specifica e-mail, digita semplicemente l’indirizzo e-mail di quella persona nel campo “Ccn” come faresti nei campi “A” o “Cc”.
Il campo “Ccn” è più comunemente utilizzato quando si inviano messaggi di posta elettronica in blocco a molti destinatari, come una newsletter. A seconda di dove ti trovi nel mondo, potresti essere legalmente obbligato a nascondere gli indirizzi e-mail delle persone per motivi di protezione dei dati.
Anche se non esiste un obbligo legale vincolante, è comunque buona pratica (e cortesia comune) non trasmettere gli indirizzi email delle persone senza il loro consenso.
Ci sono altri scenari in cui potresti voler contattare qualcuno in BCC. Ad esempio, se hai a che fare con un dipendente o un collega problematico, potresti voler tenere un registro delle tue interazioni e-mail nel caso in cui sia necessario sollevare un reclamo. BCC ti consente di inviare copie dei messaggi a qualsiasi indirizzo tu voglia, senza che i destinatari lo sappiano.
Se si desidera aggiungere automaticamente un destinatario Ccn a ogni e-mail o a messaggi di posta elettronica specifici, come quelli indirizzati a un determinato individuo o che contengono parole specifiche nella riga dell’oggetto, non esiste un modo semplice per farlo. Se hai utilizzato le regole di Outlook, potresti aspettarti che questa sia un’opzione, ma sfortunatamente non lo è.
È possibile utilizzare le regole, ma è necessario crearne più di una. In particolare, una regola per applicare una categoria alle e-mail che si desidera inviare a BCC e un’altra per inoltrare automaticamente le e-mail all’interno di quella categoria a un altro indirizzo. Questo non è esattamente lo stesso di un BCC, ma ottiene la stessa cosa.
L’importante avvertenza che abbiamo menzionato in precedenza è che molte aziende bloccano il proprio personale dall’inoltro automatico di e-mail al di fuori dell’azienda. Questo perché le regole di inoltro automatico sono un metodo comune utilizzato dai criminali informatici per ottenere dati dalle aziende.
Qualsiasi azienda abbastanza grande da avere un proprio reparto IT molto probabilmente bloccherà l’inoltro automatico. Probabilmente riceverà anche un avviso quando qualcuno imposta una regola di inoltro automatico.
Se la tua azienda blocca l’inoltro automatico, dovrai aggiungere manualmente il BCC se va a un indirizzo email esterno. Se stai inoltrando a un’altra casella di posta all’interno della tua azienda, o la tua azienda non blocca l’inoltro automatico, però, sei a posto.
Con questo avvertimento in mente, ecco come impostare le due regole.
Regola 1: applica una categoria
Assicurati di essere nella Posta in arrivo di Outlook, quindi, mentre visualizzi la scheda “Home”, fai clic su Regole> Gestisci regole e avvisi.
Seleziona “Applica regola ai messaggi che invio” nella “Creazione guidata regole” visualizzata, quindi fai clic su “Avanti”.
Successivamente, scegli le email a cui desideri applicare automaticamente la categoria. Se desideri classificare tutte le email, fai clic su “Avanti”. Verrà visualizzato un avviso; fare clic su “Sì”.
Se desideri classificare solo messaggi specifici, dovrai scegliere quale tipo. Ci sono un gran numero di condizioni tra cui scegliere, comprese quelle con determinate parole nella riga dell’oggetto o nel corpo, quelle con allegati e così via.
Classificheremo i messaggi di posta elettronica inviati a una persona specifica, quindi selezioniamo l’opzione “Inviato a persone o gruppo pubblico”.
Fare clic sul collegamento “Persone o gruppo pubblico” per scegliere il destinatario.
Possiamo selezionare la persona dalla nostra rubrica o digitare l’indirizzo e-mail direttamente nel campo “A”, quindi fare clic su “OK”.
Facciamo clic su “Avanti”.
Nella pagina successiva della procedura guidata, selezioniamo “Assegna alla categoria categoria”.
Quindi fare clic sul collegamento “Categoria” per assegnare una categoria.
Nella finestra “Categorie colore” che si apre, scegliamo la categoria a cui vogliamo che questo si applichi. Puoi anche fare clic su “Nuovo” per crearne uno nuovo, quindi fare clic su “OK”.
Per evitare di inoltrare automaticamente a te stesso le email sbagliate, valuta la possibilità di creare una categoria completamente nuova solo per questo.
La categoria nella procedura guidata cambierà in quella selezionata. Fai clic su “Fine”.
Fare clic su “OK” nella casella di conferma e viene creata la prima regola.
Regola 2: inoltro automatico delle e-mail
Ora devi impostare una regola che inoltri automaticamente le email che hanno la categoria che hai scelto nella Regola 1.
Innanzitutto, fai clic sulla cartella “Posta inviata” per accedervi. Questo passaggio è essenziale, altrimenti la regola verrà eseguita solo sulle e-mail nella tua Posta in arrivo.
Nella scheda “Home” in Outlook, fare clic su Regole> Gestisci regole e avvisi.
Nella “Creazione guidata regole”, fai clic su “Applica regola ai messaggi ricevuti”, quindi fai clic su “Avanti”.
Nella pagina successiva della procedura guidata, seleziona “Assegnato a categoria categoria”.
Fare clic sul collegamento “Categoria” per scegliere la categoria a cui si desidera assegnarla.
Nella finestra “Categorie di colore”, scegli la categoria impostata nella Regola 1, quindi fai clic su “OK”.
La categoria nella procedura guidata cambierà in quella selezionata. Fare clic su “Avanti”.
Nella pagina successiva, seleziona “Inoltra a persone o gruppo pubblico”.
Fare clic sul collegamento “Persone o gruppo pubblico” per scegliere un destinatario.
Puoi selezionare l’indirizzo a cui inoltrare le email dalla tua rubrica o digitarlo nel campo “A”. Quindi, fai clic su “OK”.
Fare clic due volte su “Avanti” per accedere alla pagina finale della procedura guidata. Assegna un nome alla regola, assicurati che si applichi alla cartella “Posta inviata”, quindi fai clic su “Fine”.
Le tue regole sono ora create! Ogni volta che invii un’e-mail alla persona che hai specificato, una categoria verrà aggiunta all’e-mail (regola 1). Una volta che l’e-mail raggiunge la cartella “Posta inviata”, verrà automaticamente inoltrata all’indirizzo specificato nella regola 2.
