Outlook ha strumenti utili integrati nel client di posta elettronica, come Clutter, Pulizia delle conversazioni e Posta in arrivo focalizzata, per aiutare a mantenere in ordine la posta in arrivo. Outlook Online include una funzionalità denominata Sweep, uno strumento utilizzato per eliminare o spostare le e-mail utilizzando semplici regole. Ecco come funziona.
Sweep è uno strumento che ti consente di impostare regole su dove inviare le email di mittenti specifici. Le regole di sweep vengono eseguite una volta ogni 24 ore e puoi creare regole in qualsiasi cartella ti piaccia, non solo nella posta in arrivo.
Lo strumento Sweep è disponibile sulla barra degli strumenti nella parte superiore di Outlook Online. Apparirà quando selezioni qualsiasi email dalla cartella in cui ti trovi (tranne i messaggi da te e Microsoft che ti dicono che Clutter ha spostato alcuni messaggi).
Sweep è uno strumento in movimento, il che significa che hai opzioni per le e-mail da spostare e un'opzione per scegliere la cartella in cui verranno spostate le e-mail.
Per impostazione predefinita, Sweep sposta tutte le e-mail dal mittente selezionato nella cartella Posta eliminata, quindi sebbene Sweep sia uno strumento di spostamento, può anche essere utilizzato per eliminare la posta elettronica.
Puoi cambiare “Sposta in” da Elementi eliminati in qualsiasi cartella che ti piace, compresa la Posta in arrivo. Ciò significa che Sweep non è solo per cancellare la Posta in arrivo.
Se, ad esempio, hai deciso di iniziare a classificare le tue e-mail, puoi utilizzare Sweep per spostare rapidamente tutte le e-mail da un determinato mittente nella cartella Archivio in una cartella di elaborazione e applicare una categoria a tutte in una volta. Sarebbe molto più veloce di trovare manualmente le e-mail.
La seconda opzione, “Sposta tutti i messaggi dalla cartella e tutti i messaggi futuri”, sposta anche tutte le e-mail dal mittente selezionato, ma sposta anche tutti i messaggi futuri da quel mittente.
Come con la prima opzione, la seconda opzione ha più potenza di quella che potrebbe incontrare. Questa opzione funzionerà in qualsiasi cartella, quindi potresti usarla per automatizzare il tuo sistema di archiviazione. Supponiamo che tu sia il tipo di persona che ha un file system per la sua email. Ogni volta che hai gestito un'email, devi spostarla manualmente nella cartella corretta. Ma con Sweep, puoi automatizzarlo.
Imposta una regola Sweep nella cartella Archivio per spostare ogni e-mail da un determinato mittente nella cartella corretta. Quindi, quando hai gestito un'email nella posta in arrivo, passa all'Archivio e lascia che la regola Sweep lo invii da lì alla cartella corretta.
La terza opzione – “Conserva sempre il messaggio più recente e sposta il resto dalla cartella” – è una versione dinamica dello strumento di pulizia delle conversazioni nel client Outlook. Tale strumento viene eseguito manualmente quando glielo dici, ed è un ottimo strumento che consigliamo di utilizzare, ma la versione di Sweep verrà eseguita automaticamente.
Per i messaggi delle persone, questa opzione potrebbe non essere applicabile perché le persone possono inviarti email su cose diverse. Ma è perfetto per e-mail di promemoria da cose come un sistema di schede attività o messaggi di avviso regolari.
L'ultima opzione – “Sposta sempre i messaggi più vecchi di 10 giorni dalla cartella” – è ottima per chiunque venga sommerso da e-mail che si raccolgono nella loro casella di posta come limo in un letto di fiume.
Ci sono molte email che, se non le gestisci entro una settimana o giù di lì, non verranno affatto gestite. Pertanto, perché non spostarli automaticamente dalla Posta in arrivo?
Se ciò non ti soddisfa, questa opzione è ancora utile per gestire le email che contengono informazioni che sono limitate nel tempo. Ricevi e-mail sugli eventi locali nella prossima settimana? Questa opzione è perfetta per eliminare quelle. Se hai la possibilità di leggerli, allora fantastico, puoi affrontarli da solo. Se non lo fai, lascia che Sweep li gestisca per te.
Non è necessario eliminarli perché è possibile inviarli in qualsiasi cartella desiderata, quindi le offerte di voucher potrebbero essere eliminate, ma le e-mail della Società Astronomica locale sulle cose che accadono nei cieli questa settimana potrebbero essere archiviate.
Per visualizzare tutte le regole Sweep ed eliminarle, se lo desideri, fai clic su Impostazioni> Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Apri Email> Sweep.
Sarai in grado di vedere tutte le regole Sweep che hai creato ed eliminarle.
Nel complesso, Sweep è uno strumento di movimento sorprendentemente potente. Puoi usarlo per mantenere chiara la tua casella di posta o come semplice strumento di flusso di lavoro per indirizzare la tua posta da una cartella all'altra. Pensiamo che sia un'ottima aggiunta all'arsenale di Outlook che ti aiuta a mantenere il controllo della tua email.
