A volte, si desidera includere i dati in un foglio di calcolo Excel nel documento di Microsoft Word. Ci sono un paio di modi per farlo, a seconda che tu voglia o meno mantenere una connessione con il foglio Excel di origine. Diamo un'occhiata.
Qual è la differenza tra collegamento e incorporamento?
In realtà hai tre opzioni per includere un foglio di calcolo in un documento di Word. Il primo è semplicemente copiando quei dati dal foglio di calcolo e quindi incollandoli nel documento di destinazione. Per la maggior parte, questo funziona solo con dati davvero semplici perché quei dati diventano semplicemente una tabella di base o un insieme di colonne in Word (a seconda dell'opzione incolla scelta).
Sebbene ciò possa essere utile a volte, le altre due opzioni – collegamento e incorporamento – sono molto più potenti e sono ciò che ti mostreremo come fare in questo articolo. Entrambi sono piuttosto simili, in quanto si finisce per inserire un foglio di calcolo Excel reale nel documento di destinazione. Sembrerà un foglio Excel e puoi usare gli strumenti di Excel per manipolarlo. La differenza sta nel modo in cui queste due opzioni trattano la loro connessione a quel foglio di calcolo Excel originale:
- Se tu collegamento un foglio di lavoro Excel in un documento, il documento di destinazione e il foglio Excel originale mantengono una connessione. Se aggiorni il file Excel, tali aggiornamenti si riflettono automaticamente nel documento di destinazione.
- Se tu incorporare un foglio di lavoro Excel in un documento, tale connessione è interrotta. L'aggiornamento del foglio Excel originale non aggiorna automaticamente i dati nel documento di destinazione.
Ci sono vantaggi per entrambi i metodi, ovviamente. Uno dei vantaggi del collegamento di un documento (oltre a mantenere la connessione) è che mantiene le dimensioni del file del documento Word ridotte, poiché i dati sono per lo più ancora memorizzati nel foglio Excel e visualizzati solo in Word. Uno svantaggio è che il file del foglio di calcolo originale deve rimanere nella stessa posizione. In caso contrario, dovrai collegarlo di nuovo. E poiché si basa sul collegamento al foglio di calcolo originale, non è così utile se è necessario distribuire il documento a persone che non hanno accesso a quella posizione.
L'incorporamento di un documento, d'altra parte, aumenta le dimensioni del documento di Word, poiché tutti i dati di Excel sono effettivamente incorporati nel file di Word. Tuttavia, ci sono alcuni distinti vantaggi nell'incorporamento. Ad esempio, se stai distribuendo quel documento a persone che potrebbero non avere accesso al foglio Excel originale o se il documento deve mostrare quel foglio Excel in un determinato momento (anziché essere aggiornato), incorporare (e interrompere la connessione al foglio originale) ha più senso.
Quindi, tenendo presente tutto ciò, diamo un'occhiata a come collegare e incorporare un foglio Excel in Microsoft Word.
Come collegare o incorporare un foglio di lavoro Excel in Microsoft Word
Collegare o incorporare un foglio di lavoro di Excel in una parola è in realtà piuttosto semplice e il processo per fare uno dei due è quasi identico. Inizia aprendo contemporaneamente sia il foglio di lavoro Excel sia il documento Word che desideri modificare.
In Excel, seleziona le celle che desideri collegare o incorporare. Se desideri collegare o incorporare l'intero foglio di lavoro, fai clic sulla casella in corrispondenza delle righe e delle colonne nell'angolo in alto a sinistra per selezionare l'intero foglio.
Copia quelle celle premendo CTRL + C in Windows o Comando + C in macOS. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella selezionata, quindi scegliere l'opzione “Copia” dal menu di scelta rapida.
Ora passa al documento di Word e fai clic per posizionare il punto di inserimento nel punto in cui desideri spostare il materiale collegato o incorporato. Nella scheda Home della barra multifunzione, fai clic sulla freccia giù sotto il pulsante “Incolla”, quindi scegli il comando “Incolla speciale” dal menu a discesa.
Questo apre la finestra Incolla speciale. Ed è qui che troverai l'unica diversa funzionalità nei processi di collegamento o incorporamento di un file.
Se lo desidera incorporare il tuo foglio di calcolo, scegli l'opzione “Incolla” sulla sinistra. Se lo desidera collegamento il tuo foglio di calcolo, scegli invece l'opzione “Incolla collegamento”. Scherzi a parte, tutto qui. Questo processo è altrimenti identico.
Qualunque opzione scegliate, selezionerete successivamente “Oggetto foglio di lavoro Microsoft Excel” nella casella a destra, quindi fate clic sul pulsante “OK”.
E vedrai il tuo foglio Excel (o le celle che hai selezionato) nel tuo documento Word.
Se tu connesso i dati di Excel, non è possibile modificarli direttamente in Word, ma è possibile fare doppio clic in qualsiasi punto per aprire il file di foglio di calcolo originale. E tutti gli aggiornamenti apportati a quel foglio di calcolo originale si riflettono quindi nel documento di Word.
Se tu incorporato i dati di Excel, puoi modificarli direttamente in Word. Fai doppio clic in un punto qualsiasi del foglio di lavoro e rimarrai nella stessa finestra di Word, ma la barra multifunzione di Word viene sostituita dalla barra multifunzione di Excel e puoi accedere a tutte le funzionalità di Excel. È un po 'figo.
E quando vuoi interrompere la modifica del foglio di calcolo e tornare ai controlli di Word, fai clic in un punto qualsiasi all'esterno del foglio di calcolo.
Nota: se lavori su un documento di Word e vuoi includere un foglio di lavoro che non hai ancora creato, puoi farlo. Puoi effettivamente inserire un foglio di calcolo Excel direttamente dal menu a discesa Tabella sulla barra multifunzione.
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