Cerchi uno strumento per tracciare gli articoli per te o per la tua piccola impresa? Una versione di Microsoft Lists si sta aprendo a tutti al di fuori dell’ombrello Microsoft 365. Tutto ciò di cui hai bisogno è un account Microsoft e qualcosa da gestire.
Che cosa sono gli elenchi Microsoft?
Microsoft Lists offre funzionalità di organizzazione e monitoraggio per mantenerti organizzato, condividere e collaborare e lavorare in modo efficiente utilizzando elenchi personalizzabili. La nuova versione leggera dell’app è destinata sia ai singoli utenti che alle piccole imprese.
Puoi iniziare con un elenco vuoto o un modello per tenere traccia del lavoro e delle attività, dell’inventario della casa, degli orari, della pianificazione del viaggio, delle donazioni, degli itinerari e altro ancora. Questo lo rende un buon strumento per chiunque o qualsiasi progetto.
Le opzioni di personalizzazione offrono grande flessibilità durante il monitoraggio e la gestione di attività, programmi e progetti di quasi tutte le dimensioni. Puoi mettere stati, immagini, scadenze, collegamenti e altro, tutto in un unico punto e con un’interfaccia intuitiva che mantiene gli elementi puliti e chiari per tutti.
Puoi facilmente condividere e collaborare, assegnare attività ad altri e controllare le autorizzazioni di condivisione. E poiché puoi utilizzare Microsoft Lists sul Web, puoi accedervi da qualsiasi browser Web e senza scaricare software aggiuntivo.
Informazioni sull’anteprima degli elenchi Microsoft
Se disponi di un piano Microsoft 365 che include SharePoint, potresti già utilizzare e apprezzare Microsoft Lists. Ma nel gennaio 2022 Microsoft ha presentato l’applicazione a un pubblico più ampio. Anziché limitarne l’uso alle aziende e agli abbonati a Microsoft 365, chiunque disponga di un account Microsoft può utilizzare lo strumento.
L’applicazione gratuita è, nel momento in cui scriviamo, nella sua fase di “anteprima” e la cosiddetta Microsoft Lists – MSA Preview. È a scopo di valutazione e le caratteristiche non sono ancora definitive. Inoltre, è disponibile solo per i primi 200.000 utenti come applicazione Web in base all’ordine di arrivo. Microsoft dice questo sull’offerta:
Microsoft Lists — MSA Preview consente a ciascun utente di creare 50 elenchi con ogni elenco contenente fino a 1.500 elementi/righe e 200 MB di allegati/archiviazione.
Se sei interessato e abbastanza fortunato da iniziare a usarlo prima della chiusura della registrazione, diamo un’occhiata a cosa puoi fare con Microsoft Lists.
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Guida introduttiva agli elenchi Microsoft
Quando accedi al sito Web di Microsoft Lists, creerai il tuo primo elenco. Fai clic su “Nuovo elenco” in alto, quindi scegli un elenco vuoto, importa un file CSV o scegli uno dei modelli. Una volta creato un elenco, puoi crearne un altro utilizzando l’opzione Da esistente.
Crea una lista
L’opzione Elenco vuoto è una tela completamente vuota in cui puoi aggiungere elementi. È quindi possibile inserire colonne per elementi come testo, numeri, date e orari, collegamenti, immagini, scelte sì/no e persone.
Dopo aver selezionato il tipo di colonna, puoi completare i dettagli in base all’opzione scelta. Ad esempio, puoi inserire le date utilizzando un calendario a comparsa e formattare i numeri con un simbolo di valuta.
L’uso dell’opzione Elenco vuoto è utile per il monitoraggio degli articoli personali perché puoi inserire i tipi esatti di colonne di cui hai bisogno.
Usa un modello
I modelli attualmente disponibili negli elenchi Microsoft sono ideali per le piccole imprese. Puoi scegliere tra opzioni come Issue Tracker, Content Scheduler o Employee Onboarding.
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Seleziona un modello per vedere un’anteprima e, se funziona per te, fai clic su “Usa modello” per iniziare.
Aggiungi un nome e una descrizione, scegli un tema colore e scegli un’icona. Fai clic su “Crea” e sei sulla buona strada per organizzare i tuoi articoli.
La cosa bella dell’utilizzo di un modello è che le colonne sono integrate. Quindi puoi eliminare il lavoro extra necessario con un elenco vuoto ma personalizzare comunque le colonne incluse.
Funzionalità aggiuntive degli elenchi di Microsoft
Come accennato, l’aggiunta e la finalizzazione delle funzionalità in Microsoft Lists è in corso. Tuttavia, l’anteprima MSA offre alcune utili funzionalità che dovresti conoscere.
Usa le visualizzazioni Calendario, Galleria e Elenco
Puoi visualizzare il tuo elenco in tre modi diversi per l’opzione più conveniente e passare da uno all’altro. Crea una visualizzazione Elenco, Calendario o Galleria e seleziona Visibilità. Per la vista Calendario, puoi scegliere le date e il titolo. Vedrai le visualizzazioni nella parte superiore dell’elenco come schede. Ciò ti consente di spostarti facilmente tra di loro.
Condividi o esporta un elenco
Se desideri condividere un elenco con un amico, un familiare o un collega, copia e incolla semplicemente il link fornito dove necessario. Puoi anche regolare le impostazioni di condivisione per modificare l’elenco, richiedere una password e impostare una data di scadenza.
Se preferisci condividere il tuo elenco come istantanea una tantum, puoi esportarlo in un file CSV.
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Altre caratteristiche
Ecco solo alcune funzionalità extra che rendono Microsoft Lists un simpatico organizzatore.
- Preferiti sezione nella pagina principale degli elenchi di Microsoft.
- Filtri per trovare elementi specifici, stati, date, titoli e altre cose nell’elenco.
- Formattazione per nascondere, mostrare, impostare la formattazione condizionale e utilizzare righe alternate.
- Aggiungi un nuovo articolo in una finestra dedicata o nella vista griglia.
Microsoft Lists è uno strumento solido per la gestione di qualsiasi cosa, dall’inventario domestico e gli orari scolastici per uso personale alla pubblicazione di contenuti e alla pianificazione di eventi per le piccole imprese.
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