Microsoft Outlook archivia i messaggi di posta elettronica, le attività e gli appuntamenti come file PST o OST. Entrambi fanno lo stesso lavoro di base. Tuttavia, esistono alcune differenze importanti, a seconda che si desideri eseguire il backup, il ripristino o lo spostamento dei dati.
Per spiegare la differenza tra i file PST e OST, dobbiamo spiegare un po ‘di storia tecnologica, in particolare, la differenza tra i protocolli di posta elettronica POP e IMAP. Ecco una rapida panoramica.
Cos’è POP?
Il protocollo di posta elettronica tradizionale utilizzato nei tempi di accesso remoto era il protocollo POP (Post Office Protocol). La versione corrente di POP è la versione 3 (POP3).
POP ha scaricato tutte le tue e-mail sul client, quindi, per impostazione predefinita, le ha eliminate dal server e-mail. Ciò significava che sul tuo computer era presente solo una copia delle tue e-mail. È possibile configurare POP per non eliminare le e-mail dal server.
Tuttavia, a quei tempi, le persone normalmente controllavano la posta elettronica da un solo computer, quindi non c’era davvero bisogno di mantenere una seconda copia sul server.
Quando utilizzi POP, tutte le modifiche apportate al tuo client di posta non si riflettono nel server di posta. Se elimini un’e-mail nel client e-mail, non accade nulla sul server e-mail e viceversa.
Cos’è IMAP?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) è un protocollo più moderno che scarica una copia della posta elettronica dal server al client sul computer. Tutte le modifiche apportate al client di posta elettronica vengono sincronizzate con il server. Se elimini un’e-mail sul tuo computer, viene eliminata anche sul server e-mail e viceversa.
IMAP è molto più adatto al mondo moderno. Ora accediamo allo stesso account di posta elettronica su più dispositivi e la maggior parte delle persone dispone di connessioni a banda larga o in fibra sempre attive e dati mobili. Tutto ciò che fai con la tua posta elettronica viene sincronizzato se utilizzi IMAP.
Ad esempio, se invii un’e-mail dal tuo telefono, puoi cercare nella cartella “Inviati” sul tuo tablet e ci sarà anche l’email che hai inviato. Questo è il motivo per cui ti consigliamo di utilizzare IMAP a meno che tu non abbia un motivo specifico per utilizzare POP3.
È anche importante notare che Microsoft utilizza l’API di messaggistica (MAPI) anziché IMAP per i suoi account di posta elettronica. Sebbene differiscano, MAPI e IMAP sincronizzano entrambe le tue e-mail tra il client e il server di posta.
File POP, IMAP e PST e OST
Se si dispone di un account POP, Outlook archivia tutti i messaggi di posta elettronica e gli appuntamenti in un file Tabella di archiviazione personale (.pst). Un file PST può essere importato in Outlook. Ciò lo rende ideale per spostare la posta elettronica su un nuovo computer o creare un backup che è possibile salvare nel caso in cui il computer si blocchi o diventi inutilizzabile.
Fino a Microsoft Outlook 2013, i file PST venivano utilizzati anche per gli account IMAP o MAPI. Tuttavia, a partire da Outlook 2016, il client archivia tutti i messaggi di posta elettronica e gli appuntamenti dagli account IMAP e MAPI in un file di tabella di archiviazione offline (ost).
I file OST si sincronizzano automaticamente con il server di posta, purché si disponga di una connessione Internet. A differenza dei file PST, tuttavia, non è possibile importare un file OST in Outlook, perché non è necessario.
Se stai configurando Outlook su una nuova macchina e ti connetti al tuo account di posta elettronica tramite IMAP o MAPI, tutte le tue e-mail saranno sul server e verranno scaricate automaticamente.
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La differenza fondamentale tra i file PST e OST è che il contenuto di un PST è disponibile solo in quel file. I contenuti di un OST, tuttavia, sono disponibili anche sul server di posta elettronica e su qualsiasi altro dispositivo utilizzato per accedere al proprio account di posta elettronica.
Quando ne hai bisogno?
Il più delle volte, non dovrai preoccuparti dei file PST e OST. È improbabile che tu possa vederli o accedervi direttamente a meno che non li cerchi.
Sono davvero importanti solo quando sposti i dati su un nuovo computer o desideri archiviare le tue email. Se utilizzi un account di posta elettronica POP3, dovrai copiare il file PST sul tuo nuovo computer e quindi importarlo in Outlook, altrimenti perderai tutte le tue email.
Se utilizzi IMAP o MAPI, devi solo essere consapevole delle dimensioni della tua casella di posta sul server di posta elettronica. Se raggiungi la dimensione massima e desideri conservare tutte le tue e-mail, dovrai esportarne una parte in un file PST, quindi eliminarle dal server di posta.
Sarai quindi ancora in grado di visualizzare quelle email se importi il file PST in Outlook, ma non saranno più sul server di posta elettronica.