Una delle migliori caratteristiche delle applicazioni online come Google Docs, Sheets e Slides è la possibilità di condividere documenti. Sia che tu voglia collaborare in tempo reale o semplicemente consentire ad altri di visualizzare il documento, è abbastanza facile.
Tuttavia, la condivisione del documento è molto più di un semplice clic del pulsante. A seconda di cosa stai condividendo e con chi, dovresti prendere un momento per considerare le autorizzazioni di condivisione. Gli altri dovrebbero avere la possibilità di modificare il documento? Vuoi che possano aggiungere commenti? O il documento dovrebbe essere di sola visualizzazione? Vediamo come condividere i tuoi documenti e le opzioni di autorizzazione.
Imposta la condivisione con persone specifiche
Google mantiene le cose coerenti quando si tratta di condividere in tutte e tre le applicazioni. Quindi puoi seguire gli stessi passaggi indipendentemente dall’applicazione che stai utilizzando. Per questa guida, utilizzeremo Google Docs come esempio.
Quando sei pronto, fai clic su “Condividi” in alto a destra. In alternativa, puoi fare clic su File > Condividi dal menu.
Inserisci il nome del tuo contatto o l’indirizzo email della persona con cui condividerai. Se lo desideri, puoi inserire più di una persona. Tieni presente che se condividi con più di una persona e modifichi le autorizzazioni di condivisione in questa fase, non puoi impostare le autorizzazioni individualmente. Tuttavia, puoi modificarli per persona dopo aver condiviso il documento, che tratteremo anche di seguito.
Regola i permessi di condivisione
A destra, usa la casella a discesa per scegliere l’autorizzazione. Puoi scegliere Editor, Visualizzatore o Commentatore.
- Editor: possono apportare modifiche, accettare o rifiutare suggerimenti e condividere il documento con altri.
- Spettatore: Possono solo visualizzare il documento. Non possono apportare modifiche o condividere il documento.
- Commentatore: Possono solo aggiungere commenti e dare suggerimenti. Non possono apportare modifiche o condividere il documento.
Quelle sopra sono impostazioni di autorizzazione predefinite, ma puoi apportare un paio di modifiche se lo desideri. Nella finestra di condivisione, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra.
Qui puoi impedire agli editor di modificare le autorizzazioni e la condivisione. E puoi disabilitare la possibilità per i visualizzatori e i commentatori di vedere le azioni di download, stampa e copia. Deseleziona le caselle per rimuovere tali autorizzazioni in base alle tue preferenze.
Condividi il documento
Dopo aver aggiunto la persona o le persone con cui desideri condividere e aver impostato le autorizzazioni, puoi facoltativamente selezionare la casella Notifica persone e aggiungere un messaggio. Questo invierà loro un’email per informarli che hai condiviso un documento con loro. Fai clic su “Invia”.
Se non vuoi inviare notifiche alle persone con cui stai condividendo qui, assicurati di deselezionare la casella Notifica persone e fai clic su “Condividi”. Puoi scegliere di farlo se vuoi informarli tu stesso con il tuo link al documento.
Imposta la condivisione con un link
Se hai intenzione di condividere il tuo documento con molte persone, hai invece la possibilità di prendere un link al documento. E con questa opzione, puoi anche impostare le autorizzazioni.
IMPARENTATO: Come condividere un file di documenti, fogli o presentazioni Google come pagina Web
Fare clic su “Condividi”, quindi fare clic all’interno dell’area Ottieni collegamento della finestra Condivisione. Hai quindi due opzioni nella casella a discesa, Limitato e Chiunque abbia il link.
Utilizzo Limitato in combinazione con l’aggiunta di persone specifiche nell’area sopra. Ciò impedisce a chiunque, oltre alle persone con cui condividi, di accedere al documento se incontrano il link.
Utilizzo Chiunque abbia il link per consentire a chiunque disponga di esso di accedere al documento. Quindi a destra, scegli Visualizzatore, Commentatore o Editor. Questa autorizzazione si applica a tutti gli utenti che accedono al documento tramite il collegamento.
È quindi possibile copiare il collegamento per condividerlo con altri. Quindi, fai clic su “Fine”.
Modificare i permessi dopo la condivisione
Sia che tu condivida con persone specifiche o semplicemente condivida il link, puoi modificare le autorizzazioni che hai impostato inizialmente. Fai clic su “Condividi” in alto a destra.
Per persone specifiche, usa la parte superiore della finestra di condivisione. Seleziona la casella a discesa accanto alla persona per cui desideri modificare l’autorizzazione e scegli la nuova impostazione. Fai clic su “Salva”.
Per chiunque abbia un link, usa la parte inferiore della finestra di condivisione. Seleziona la nuova autorizzazione nella casella a discesa a destra. Fai clic su “Fine”.
Interrompi la condivisione di un documento
Se necessario, puoi interrompere la condivisione di un documento con la stessa facilità. Di nuovo, fai clic su “Condividi”.
Per persone specifiche, apri la casella a discesa a destra della persona e seleziona “Rimuovi”.
Per chiunque abbia il link, puoi modificare l’impostazione in Restricted. Quindi assicurati di rimuovere dall’elenco di condivisione nella sezione precedente chiunque non desideri avere accesso.
Google offre anche altri modi per collaborare con i colleghi. Puoi utilizzare i commenti in Fogli Google per collaborare su fogli di lavoro e creare documenti e collaborare direttamente in Google Chat.
