Oltre a cercare e sostituire il testo, Word consente di cercare caratteri speciali (tabulazioni, rientri, segni di paragrafo e così via) e quindi sostituirli con altri caratteri speciali. Questo può essere utile per modifiche rapide e facili che in genere richiederebbero un po 'più di tempo per eseguire manualmente.
Quando è utile la ricerca e la sostituzione di caratteri speciali?
Per capire quando può essere utile cercare e sostituire caratteri speciali, diamo un'occhiata ad alcuni esempi.
- Diciamo che c'è un lungo documento legale che devi modificare. Ti è stato chiesto di sostituire la parola “sezione” con il simbolo di sezione. Il simbolo di sezione è una coppia di caratteri “S” sovrapposti ed è spesso usato nei documenti legali per fare riferimento a una sezione numerata in un documento. Il documento è composto da oltre 50 pagine e vi sono numerosi riferimenti a varie sezioni in tutto. È possibile sostituire facilmente la parola “sezione” con il simbolo della sezione utilizzando la ricerca e la sostituzione.
- Hai appena finito di scrivere una bozza del tuo primo romanzo e include una varietà di parole sillabate. È necessario mantenere le parole sillabate insieme sostituendo il trattino normale con un trattino non interrotto. Inizi a sostituire manualmente il simbolo ma ti fermi dopo alcuni tentativi. Sai che ci deve essere un modo più semplice. C'è! Usa Trova e sostituisci per fare il lavoro per te.
- Un collega si è dimesso e ti è stato assegnato il compito di modificare un rapporto su cui il collega ha lavorato prima di partire. Il rapporto è ben scritto, ma c'è una spaziatura dei paragrafi incoerente in tutto. Dopo aver fatto clic su Mostra / Nascondi, scopri che in alcuni casi sono presenti due segni di paragrafo anziché uno. Un modo per correggere la spaziatura dei paragrafi sarebbe quello di premere il tasto Canc ogni volta che vedi un segno di paragrafo in più. Ma c'è un modo più veloce: basta cercare ogni ricorrenza di due segni di paragrafo e sostituirlo con un segno di paragrafo.
Esistono troppi caratteri speciali per dettagliarli tutti, ma diamo un'occhiata ad alcuni esempi generali di come funzionano la ricerca e la sostituzione di quei personaggi.
Esempio uno: sostituire il testo con un carattere speciale
Supponiamo che il tuo documento assomigli a questo:
Nota: Se non vedi i caratteri speciali nel tuo documento, puoi attivarli facendo clic sul pulsante Mostra / Nascondi sulla barra multifunzione. La sua icona sembra il simbolo del paragrafo.
È necessario sostituire ogni occorrenza della parola “Sezione” con un simbolo di sezione. Passare alla scheda “Home” sulla barra multifunzione di Word e quindi fare clic su “Sostituisci”. In alternativa, puoi premere Ctrl + H.
Digita la parola “Sezione” nella casella “Trova”, quindi fai clic sul pulsante “Altro >>” per espandere le opzioni Trova e Sostituisci.
Fare clic nella casella “Sostituisci con” per inserire lì il punto di inserimento, quindi fare clic sul pulsante “Speciale”.
Fai clic su “Carattere di sezione” dall'elenco a discesa.
Nota che la casella “Sostituisci con” ora contiene il testo “^%”: questo è il codice di Word per quel simbolo di sezione. Fai clic sul pulsante “Sostituisci tutto”. In questo esempio, sono state effettuate 16 sostituzioni. Fare clic sul pulsante “OK”, quindi chiudere la finestra Trova e sostituisci.
Tutte le occorrenze della parola “Sezione” sono state ora sostituite con il carattere di sezione.
Esempio due: sostituire un trattino normale con un trattino non spezzante
Per questo prossimo esempio, nota che ci sono alcune parole trattate nel nostro paragrafo di esempio, incluse tre occorrenze in cui le parole trattate sono separate su righe diverse. Sostituiamo tutti i trattini regolari con trattini che non si rompono in modo che ciò non accada.
Nella scheda “Home”, fai clic su “Sostituisci” o premi semplicemente Ctrl + H.
Nella casella “Trova”, eliminare qualsiasi testo o carattere esistente e quindi digitare un singolo trattino. Fai clic sul pulsante “Altro >>” se necessario per espandere le opzioni Trova e Sostituisci.
Fare clic nella casella “Sostituisci con” per inserire lì il punto di inserimento. Elimina qualsiasi testo o carattere esistente e fai clic sul pulsante “Speciale”.
Fai clic su “Trattino non infrangibile” dall'elenco a discesa.
Si noti che il codice di Word per il trattino non-rottura – “^ ~” – è stato ora aggiunto alla casella “Sostituisci con”. Fai clic sul pulsante “Sostituisci tutto”. In questo esempio, sono state effettuate 11 sostituzioni. Fare clic sul pulsante “OK”, quindi chiudere la finestra Trova e sostituisci.
Word ha sostituito tutti i trattini con trattini non infrangenti. Notare che le parole sillabate sul margine destro non sono più separate.
Esempio tre: sostituzione di due segni di paragrafo con un segno di paragrafo
In questo esempio, vogliamo sostituire tutti i segni di doppio paragrafo con un singolo segno di paragrafo, rimuovendo la spaziatura aggiuntiva tra i paragrafi.
Nella scheda “Home”, fai clic sul pulsante “Sostituisci”. In alternativa, puoi premere Ctrl + H.
Fare clic nella casella “Trova cosa” e quindi eliminare qualsiasi testo o carattere esistente. Fai clic sul pulsante “Altro >>” per aprire le opzioni aggiuntive, fai clic sul pulsante “Speciale”, quindi fai clic sull'opzione “Segno di paragrafo” dall'elenco a discesa.
Si noti che il codice di Word per un segno di paragrafo (“^ v”) è stato inserito nella casella “Trova cosa”. Fare di nuovo clic sul pulsante “Speciale”, quindi fare nuovamente clic sul segno di paragrafo dall'elenco a discesa per posizionare un secondo segno di paragrafo. (Nota che potresti anche digitare “^ v ^ v” nella casella se hai già familiarità con i codici.)
Ora ci sono due segni di paragrafo nella casella Trova. Fare clic nella casella “Sostituisci con”, eliminare qualsiasi testo o carattere esistente, quindi fare clic sul pulsante “Speciale”. Nel menu a discesa, seleziona “Contrassegno di paragrafo”.
Per il passaggio finale, fai clic sul pulsante “Sostituisci tutto”. In questo esempio, Word ha effettuato otto sostituzioni. Fare clic sul pulsante “OK”, quindi chiudere la finestra Trova e sostituisci.
Tutte le occorrenze di due segni di paragrafo sono state sostituite con un segno di paragrafo.
Come puoi vedere, l'uso di Trova e sostituisci può farti risparmiare un sacco di tempo quando sostituisci caratteri speciali nei tuoi documenti. E abbiamo appena graffiato la superficie qui. Ci sono altri personaggi speciali in attesa in quel menu che puoi esplorare.
