Come utilizzare gli spazi per appuntamenti in Google Calendar

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Logo di Google Calendar

Se vuoi bloccare il tempo sul tuo calendario per renderti disponibile agli altri, considera l’utilizzo di spazi per appuntamenti in Google Calendar. Quindi, condividi un link alla pagina degli appuntamenti per consentire ad altri di prenotare quegli orari per incontrarti.

I blocchi di appuntamenti in Google Calendar sono ideali per insegnanti o professori che tengono l’orario di ufficio, supervisori durante la stagione di revisione o valutazione e chiunque altro si incontri spesso con altri. L’unica cosa di cui hai bisogno per impostare gli spazi per gli appuntamenti per te stesso è un account Google Calendar di lavoro o scolastico. Quindi, se la tua azienda utilizza Gmail, ad esempio, dovresti vedere la funzione a tua disposizione.

Crea un Blocco Appuntamento in Google Calendar

Apri il sito Web desktop di Google Calendar e accedi all’account Google che desideri utilizzare, se necessario. Scegli la vista “Giorno” o “Settimana” dall’elenco a discesa in alto.

Seleziona la vista Giorno o Settimana

Fai clic sul tuo calendario come faresti per creare un nuovo evento e seleziona “Spazi per appuntamenti” nella finestra pop-up.

Seleziona gli spazi per appuntamenti

Inserisci un titolo e seleziona il tempo totale per il blocco. Puoi quindi scegliere tra “Slot singolo” o “Slot con durata” nella casella a discesa. Per Slot con durata, aggiungi la quantità di tempo per gli slot. Fai clic su “Salva”.

Compila i dettagli del Blocco appuntamenti

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Una volta salvato il blocco dell’appuntamento, lo vedrai sul tuo calendario come un evento con un’icona di blocco nell’angolo in alto a sinistra. Fare clic su questo evento per modificare, eliminare o andare alla pagina dell’appuntamento.

Blocco appuntamenti in Google Calendar

Il link a cui sei indirizzato per la pagina dell’appuntamento è quello che puoi condividere con altri che possono invertire i loro slot con te.

Prenota uno spazio per appuntamenti in Google Calendar

Quando condividi il link alla pagina dell’appuntamento, altri possono inserire l’URL nella barra degli indirizzi del browser web. Accederanno al proprio account Google Calendar per vedere gli slot che hai a disposizione.

Slot per appuntamenti disponibili

Possono semplicemente fare clic sullo slot che desiderano prenotare con te, aggiungere facoltativamente una descrizione e premere “Salva”. Questo aggiungerà l’evento al proprio Google Calendar.

Prenota un appuntamento

Se la persona che prenota lo slot desidera includere un file per la tua riunione, può allegarlo all’evento dopo averlo salvato, proprio come con qualsiasi altro evento di Google Calendar.

Visualizza i tuoi posti riservati in Google Calendar

Dopo che qualcuno ha prenotato uno dei tuoi spazi per appuntamenti, lo vedrai come un evento sul tuo Google Calendar. Questo viene visualizzato fianco a fianco con il blocco di appuntamenti originale impostato.

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Fare clic su quel particolare evento per visualizzare tutte le informazioni incluse dalla persona quando ha salvato lo slot. Puoi anche modificarlo con maggiori dettagli, come con qualsiasi altro evento di Google Calendar.

Visualizza uno spazio per appuntamenti riservato

Quando visiti la pagina dell’appuntamento, gli slot che altri riservano e salvano non verranno più visualizzati. Questo è un buon modo per vedere quanti slot hai lasciato nel tuo blocco e per quali tempi.

Ad esempio, abbiamo impostato un blocco di slot di 30 minuti dalle 12:00 alle 16:00. Puoi vedere nello screenshot qui sotto che le slot alle 12:00, alle 14:00 e alle 15:00 sono state riservate.

Slot per appuntamenti disponibili e riservati

Se qualcuno che prenota uno dei tuoi spazi per appuntamenti annulla l’evento, quello spazio si riaprirà e verrà visualizzato di nuovo nella pagina dell’appuntamento per consentire a un’altra persona di prenotare.

Aggiungi un ospite ai tuoi blocchi di appuntamenti in Google Calendar

Puoi aggiungere ospiti ai tuoi blocchi di appuntamenti per includerli nel processo. Quando aggiungi un ospite, quella persona viene inclusa in ogni spazio per appuntamenti e riceve una notifica quando qualcuno prenota uno spazio. Quindi, questo sarebbe appropriato per il tuo assistente, segretario o partner commerciale.

Per aggiungere un ospite, fai doppio clic sul blocco degli appuntamenti sul tuo Google Calendar per aprire la pagina dei dettagli. Sul lato destro, inserisci il loro nome (se sono nei tuoi contatti Google) o l’indirizzo email nella casella “Aggiungi ospiti”.

Aggiungi ospiti a un blocco di appuntamenti

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Fai clic su “Salva” nella parte superiore della pagina dei dettagli dell’evento. Ti verrà chiesto se desideri inviare un’email di invito al tuo ospite. Seleziona “Invia” o “Non inviare” in base alle tue preferenze.

Scegli di inviare inviti e-mail agli ospiti

Ricorda, gli ospiti sono quelli che vuoi includere nel blocco degli appuntamenti. Per le persone che hanno bisogno di prenotare degli slot, chiedi loro di visitare la pagina degli appuntamenti come descritto in precedenza.

Elimina un blocco o uno spazio per appuntamenti in Google Calendar

Poiché i blocchi di appuntamenti e gli eventuali spazi riservati vengono visualizzati sul tuo Google Calendar come eventi standard, puoi annullarli come eventi standard.

Fare clic sull’evento per visualizzare la finestra a comparsa e fare clic sull’icona del cestino per eliminarlo.

Fare clic sul cestino per eliminare un Blocco appuntamenti

Per cancellare un singolo slot riservato, fai clic sul cestino, quindi decidi se desideri inviare un’email di cancellazione a quella persona.

Scegli di inviare email di cancellazione


I blocchi e gli spazi per gli appuntamenti in Google Calendar ti offrono un modo fantastico per riservare del tempo agli altri. Anziché inviare inviti a eventi individuali, studenti, membri del team e personale possono semplicemente scegliere un orario che vada bene per loro.

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